Prawidłowe prowadzenie dokumentacji magazynowej to nie tylko kwestia porządku oraz sprawnego zarządzania przepływem towarów i materiałów w przedsiębiorstwie – to też wymóg narzucony przez przepisy. Jednym z najczęściej wystawianych dokumentów w programie magazynowym jest Wydanie Zewnętrzne – WZ. Sprawdź, czym jest dokument WZ, kiedy znajduje zastosowanie i jakie dane musi zawierać.
Dokument WZ – podstawowy dokument magazynowy
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, obowiązek prowadzenia gospodarki magazynowej dotyczy podatników rozliczających się w oparciu o księgi handlowe. Teoretycznie więc przedsiębiorstwa prowadzące KPiR nie muszą tego robić. W praktyce jednak właściwe przechowywanie dóbr materialnych, którego celem jest zabezpieczenie funkcjonowania firmy, bez gospodarki magazynowej byłoby bardzo trudne. Poza tym każdy podatnik – nawet ten niesprzedający towarów lub dysponujący nimi w bardzo niewielkich ilościach – podlega pod obowiązek remanentowy. Zdecydowana większość firm decyduje się więc korzystać z programu obsługującego gospodarkę magazynową.
Dokument WZ – Wydanie Zewnętrzne – to w rzeczywistości dokument rozchodu towarów i materiałów. Wystawia się go w przypadku wydania towarów lub materiałów z magazynu na zewnętrz, np. dla kontrahenta. W następnej kolejności do WZ wystawiana jest faktura bądź inny dowód sprzedaży – w nieprzekraczalnym terminie 7 dni.
Zasada ta nie działa jednak w drugą stronę – faktura nie musi mieć wystawionego do niej wcześniej (lub później) dokumentu WZ.
Obok dokumentu WZ funkcjonują też: dokument RW (rozchód wewnętrzny) oraz MM (przesunięcie międzymagazynowe).
Wydanie zewnętrzne – WZ – a księgowość
W praktyce dokumenty WZ są wystawiane np. przez przedstawiciela handlowego lub kierownika magazynu. Następnie uprawiona osoba wystawia do nich faktury i wysyła do klienta. Dokument WZ odgrywa bardzo ważną rolę w obrocie magazynowym – dokumentuje rozchód towarów i materiałów. Jednak w przeciwieństwie do faktury, nie stanowi dokumentu księgowego. Działa to więc także w drugą stronę – gdy otrzymujemy np. materiały od dostawcy, nie możemy zaksięgować ich przyjęcia na podstawie dokumentu WZ. Do tego potrzebujemy faktury.
Wyjątek od powyższej reguły stanowi sytuacja, a w której odbiorca dokona obrotu otrzymanym towarem przed otrzymaniem faktury. W takim wypadku dokument WZ można zaksięgować w księdze przychodów i rozchodów.
Elementy dokumentu
O tym, czy w danej firmie będzie prowadzona gospodarka magazynowa i w jaki sposób ma się to odbywać, decyduje kierownik lub właściciel działalności. Jednak forma dokumentu WZ jest ustandaryzowana. Powinien on zawierać następujące elementy:
- numer kolejny dokumentu
- datę wystawienia
- datę wydania towaru/materiału
- oznaczenie towaru/materiału
- cenę jednostkową
- ilość wydanego towaru/materiału
- dane wystawcy i odbiorcy
- podpis osoby upoważnionej do wystawiania WZ
Oprócz tych podstawowych elementów mogą się w nim znaleźć także elementy dodatkowe, takie jak np. informacja o numerze zamówienia klienta, numer zamówienia wygenerowany w wewnętrznym systemie
informatycznym, numer kontraktu, data produkcji towaru, sposób pakowania, sumaryczna waga towarów netto i brutto, certyfikaty, atesty itp. Oczywiście wszystko zależy od specyfiki dostarczanego towaru oraz ustaleń dokonanych pomiędzy kontrahentami. Generalnie uznaje się, że czym więcej informacji zawiera WZ, tym lepiej.
Prawidłowość wystawienia dokumentu WZ ma duże znaczenie w obrocie towarem. Każdy błąd popełniony na tym etapie będzie rzutować na błędy w kolejnych dokumentach, w tym dowodach księgowych. Dlatego to szczególnie istotne, by zawierał poprawne, zgodne ze stanem faktycznym informacje.
Dokument WZ ma też znaczenie w transporcie. Nie tylko ze względu na prawidłowość dostaw, ale też m.in. ewentualną kontrolę.
Dokument WZ w programie Faktura VAT 2021
Oprogramowanie dla firm Faktura VAT 2021 został przygotowany z myślą o przedsiębiorstwach, które prowadzą gospodarkę magazynowa. Zyskujemy więc wszystkie narzędzia i funkcje potrzebne do sprawnego zarządzania przepływem towarów i materiałów posiadanych przez dany podmiot.
Aby w programie Faktura VAT 2021 stworzyć nowy dokument WZ, wystarczy wybrać zakładkę „Magazyn”, a następnie kliknąć ikonę „Druk WZ”. Otrzymujemy czytelne okno, w którym po kolei dodajemy pozycje i edytujemy inne elementy:
Aby dodać kolejne pozycje na dokumencie, klikamy przycisk „Dodaj z listy”, a następnie wybieramy potrzebne towary lub materiały. Możliwe jest również dodanie nowego towaru, wraz z przypisaniem mu odpowiednich wartości, m.in. kodów GTU.
