Przyjęcie zaliczki lub innej formy przedpłaty na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług wymaga wystawienia faktury zaliczkowej. Gdy już czynność zostanie wykonana, należy transakcję odpowiednio udokumentować. Służy do tego faktura końcowa. Sprawdź, w jakich przypadkach trzeba to zrobić i jak prawidłowo wystawić taki dokument w programie Faktura VAT 2021.
Dokumentowanie przyjęcia zaliczki
Fakturę zaliczkową wystawiamy do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nasz nabywca wpłacił całość lub część zapłaty. Gdy dojdzie do transakcji i przebiegnie ona zgodnie z pierwotnymi zamierzeniami, przedsiębiorca rozlicza wpłaconą kwotę w ostatecznej cenie towaru lub usługi.
Wpłacanie zaliczek to częsta praktyka wśród przedsiębiorców – szczególnie przy dużych przedsięwzięciach. Daje sprzedawcy lub usługodawcy pewność, iż nabywca rzeczywiście zakupi towar lub skorzysta z usługi. Dostarcza też środków na pokrycie części kosztów.
Należy przy tym pamiętać, iż fakturę zaliczkową co do zasady sprzedawca wystawia na rzecz innego przedsiębiorcy. Zaliczkę wpłaconą przez konsumenta dokumentuje paragonem fiskalnym.
Kiedy trzeba wystawić fakturę końcową
Fakt wystawienia faktury zaliczkowej nie zawsze wymaga ostatecznego dokumentowania transakcji fakturą końcową. Obowiązek ten zachodzi wyłącznie w przypadku, gdy kwota zaliczki nie pokryła 100% wartości zamówienia. Jeśli ostateczne rozliczenie wymaga dopłaty, sprzedawca musi wystawić nabywcy fakturę końcową.
Taka dodatkowa faktura zamyka całą transakcję. Wystawiając taki dokument, należy pomniejszyć sumę wartości towarów bądź usług o kwotę wszystkich otrzymanych od nabywcy zaliczek. Przekłada się to także na pomniejszenie kwoty podatku o sumę podatku wykazanego na fakturach zaliczkowych.
Dane na dokumencie
Na fakturze końcowej należy podać numery wszystkich faktur zaliczkowych dokumentujących przyjęte wcześniej przedpłaty. Opcjonalnie również kwoty zaliczek i daty ich wpłacenia.
Z kolei w przypadku, gdy kilka wystawionych faktur zaliczkowych pokrywa całą wartość transakcji, ostatnia z nich powinna zawierać numery poprzednich. Przedsiębiorca nie ma wtedy obowiązku wystawiania faktury końcowej.
Przepisy nie przewidują odrębnego zakresu danych, jakie muszą znajdować się na fakturze końcowej. Dokument taki nie różni się zasadniczo od standardowej faktury, która zawiera elementy takie jak:
- data wystawienia
- kolejny numer, który jednoznacznie identyfikuje fakturę
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy i numery NIP
- data dokonania/zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży
- nazwa (rodzaj) sprzedawanego towaru/wykonywanej usługi
- miara i ilość sprzedanych towarów/zakres wykonanych usług
- cena jednostkowa netto towaru/usługi
- wartość netto towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż
- stawki podatku
- suma wartości netto towarów/usług objętych fakturą, z podziałem na stawki podatku i sprzedaż zwolnioną
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- kwota należności ogółem
Faktura końcowa w programie Faktura VAT 2021
Program do fakturowania i księgowości Faktura VAT 2021 umożliwia szybkie i proste wystawienie faktury końcowej do faktur zaliczkowych. Aby sporządzić taki dokument, z menu głównego wybieramy „Nowy dokument” -> „Sprzedaży”. Z uzyskanego okienka wybieramy „Faktura końcowa” i klikamy „OK”:
Następnie z listy dostępnych faktur zaliczkowych wybieramy tę, do której chcemy wystawić fakturę końcową:
Wyświetli się edytor, w którym wprowadzimy wszystkie potrzebne dane niezbędne do sfinalizowania transakcji:
