Dobrze napisana oferta handlowa to wizytówka firmy. Pozwala pozyskać nowych kontrahentów, a co za tym idzie zwiększyć zyski przedsiębiorstwa. Zakres danych, jakie znajdą się w ofercie, zależy od specyfiki oferowanych produktów czy usług. Jednak każda z nich powinna zawierać określone punkty, dzięki którym wygląda profesjonalnie i wzbudza zaufanie potencjalnego klienta. Sprawdź, jak stworzyć ofertę handlową i jak pomaga w tym program Faktura VAT 2021.
Czym jest oferta handlowa
Pod pojęciem oferty handlowej kryją się różne dokumenty. Bardzo często jest to po prostu lista dostępnych towarów wraz z aktualną ceną. Powszechną praktyką bywa tworzenie ofert na bazie cenników. Dobrze skonstruowana oferta zawiera też zaproszenie do współpracy oraz zwięzłe przybliżenie potencjalnemu klientowi działalności firmy.
O ile w przypadku standardowych towarów napisanie oferty handlowej nie stanowi zwykle większego problemu, o tyle przy usługach czy nietypowych produktach może wymagać pewnego wysiłku. Dobrze przemyślana, musi zaintrygować czytającego, wzbudzić zainteresowanie produktem i przekonać, dlaczego warto w niego zainwestować.
Oferta handlowa zwykle stanowi podstawę podpisywanej po uzgodnieniach obu stron umowy handlowej. Wykonywane w tym samym programie, dokumenty te mogą być ze sobą zintegrowane, co znacznie oszczędza czas i wysiłek pracownika zajmującego się sprzedażą.
Oferta handlowa – wzór
Zachęty do kupna produktu mogą być różne, jednak pewne elementy oferty handlowej są stałe dla każdego takiego dokumentu. Bez nich próba nawiązania kontaktu może się wydać nieprofesjonalna i na starcie przekreślić szansę na współpracę.
Punkty, jakie obowiązkowo musi zawierać oferta:
Adresat oferty: tytuł i nazwa firmy, do której kierujemy ofertę. To bardzo ważny punkt – bez niego klient mógłby odnieść wrażenie, iż wysyłamy jeden arkusz do wielu firm, nie traktując ich personalnie. Jeśli znamy imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za podpisywanie umów handlowych, warto umieścić je w tym miejscu.
Oferent. Dane przedsiębiorstwa składającego ofertę handlową powinny być pełne – z numerem NIP, a w przypadku spółek – KRS i kwotą kapitału zakładowego. Najlepiej informacje te zawrzeć w stopce oferty.
Informacje o oferencie. Na początku oferty należy w zwięzły sposób opisać firmę składającą ofertę – obecność na rynku, doświadczenie, specjalizację, cele, wartości itp. Punkt ten powinien być konkretny i wyczerpujący, ale nie nazbyt długi. Jego celem jest przybliżenie klientowi firmy i wzbudzenie zaufania.
Opis produktów lub usług. W tym punkcie muszą znaleźć się wszystkie oferowane produkty i usługi. Nawet jeśli podczas rozmowy potencjalny klient był zainteresowany tylko jednym z nich, należy podać pełny zakres naszej działalności. Zadowoleni klienci często sięgają ponownie do posiadanego katalogu towarów i usług by zobaczyć, z czego jeszcze mogą skorzystać.
Cennik. Oferta handlowa musi podawać informacje o cenie produktów i usług. Dla klienta stanowi wstępną wycenę lub zakres cen.
Informacje techniczne. W tym miejscu zawieramy informacje o sposobie realizacji zamówienia, terminach, specyfikację techniczną, zastrzeżenia dot. praw autorskich itp.
Pozostałe informacje
Dodatkowo w ofercie handlowej mogą się znaleźć:
Zdjęcia produktów/realizacji. Wizualne przedstawienie oferowanych towarów lub wcześniejszych realizacji usług może zachęcić potencjalnego kontrahenta do nawiązania współpracy.
Portfolio. Punkt umieszczany pod opisem działalności oferenta. Profile firm, z którymi w przeszłości współpracowaliśmy, mogą występować w postaci opisowej lub graficznej – jako logo. Dobrym zabiegiem okazuje się umieszczenie krótkiego, ale konkretnego komentarza zadowolonego klienta, opatrzonego jego imieniem i nazwiskiem oraz firmą, którą reprezentuje.
Uwaga! Oferty handlowe różnią się długością. W praktyce zdarzają się dokumenty jednostronicowe i takie, które zawierają nawet kilkanaście stron. W przypadku ofert bardzo długich warto na początku dokumentu umieścić spis treści.
Skuteczna oferta handlowa powinna być napisana językiem korzyści. Koniecznie należy w niej podkreślić, co zyska potencjalny klient ze współpracy z nasza firmą. Oczekiwany efekt uzyskamy tylko wtedy, gdy każda oferta będzie spersonalizowana. Wymaga to np. odniesienia się do pytań zadanych przez klienta podczas wstępnej rozmowy lub w mailu. Tak przygotowana oferta daje dużą szansę na pozyskanie nowej współpracy.
Oferta handlowa w programie Faktura VAT 2021
Profesjonalny system finansowo-księgowy Faktura VAT 2021 pozwala nie tylko na wystawianie dokumentów handlowych i prowadzenie rozliczeń, ale też m.in. na proste i szybkie tworzenie ofert. Aby stworzyć taki dokument, wybieramy „Nowy dokument” -> „Zamówienie”, a następnie z uzyskanego okna zaznaczamy „Oferta” i klikamy „OK”:
Treść oferty wpisujemy w ostatniej zakładce generowanego dokumentu:
Tak przygotowaną ofertę możemy wygodnie przesłać klientowi lub wydrukować i dostarczyć mu osobiście.
