W dobie powszechnej cyfryzacji polscy przedsiębiorcy coraz więcej czynności wykonują online. Elektronicznie przesyłamy faktury, umowy i raporty. Standardem stała się zdalna komunikacja z administracją skarbową. Coraz większą popularnością cieszy się też księgowość online – rozwiązanie nie tylko tańsze niż tradycyjna usługa biura rachunkowego, ale też znacznie wygodniejsze i szybsze.
Księgowość online – czym tak naprawdę jest
Pod pojęciem księgowości online rozumiane są różnego rodzaju usługi. Tak banki nazywają swoją usługę udostępniania aplikacji webowej do rozliczeń. Tak też biura rachunkowe reklamują zdalną komunikację z klientem. Przyjrzyjmy się zatem trzem najpopularniejszym modelom księgowości online.
Samodzielna księgowość online
Bardzo wiele polskich firm postanawia oszczędzić na usłudze biura rachunkowego. Jeśli właściciel przedsiębiorstwa lub któryś z jego pracowników posiada podstawową wiedzę o rachunkowości, a firma rozlicza się np. na podstawie KPiR, księgowość można prowadzić samodzielnie. W takim wypadku warto skorzystać z księgowości online, pod którą rozumiemy uzyskanie dostępu do prostego w obsłudze programu lub aplikacji przeglądarkowej.
Samodzielna księgowość online to jedna z najtańszych opcji. Zakup programu lub uruchomienie dostępu do systemu obsługiwanego w przeglądarce to nieduża inwestycja. W przypadku nowoczesnych aplikacji mamy dostęp do aktualizacji, dzięki czemu prowadzona przez nas księgowość jest zawsze zgodna z obowiązującymi przepisami.
Komunikacja online z biurem rachunkowym
Kolejny model księgowości online to odpowiedź na potrzeby od lat zgłaszane przez firmy korzystające z usługi biura rachunkowego. W tradycyjnej księgowości przedsiębiorca zobowiązany każdego miesiąca dostarczać do księgowego papierowe dokumenty – faktury, umowy, rachunki itp. Kontakt odbywał się tu osobiście, telefonicznie lub mailowo. Księgowość online w tym modelu bazuje na specjalnych systemach – najczęściej aplikacjach webowych – ułatwiających przepływ dokumentów.
Zamiast drukować i dostarczać papierowe dokumenty do biura, przedsiębiorca wgrywa je do systemu. W przypadku plików wystarczy je dodać w programie. A jeśli mamy np. fakturę papierową – można ją zeskanować lub zrobić zdjęcie. Księgowy uzyskuje dostęp do wgranych dokumentów w czasie rzeczywistym. Przetwarza je za pomocą programu księgowego, a w odpowiedzi przekazuje swojemu klientowi informacje o podatku do zapłaty, zbliżających się terminach, konieczności dostarczenia dodatkowych dokumentów czy poprawy przesłanych. Cała komunikacja odbywa się za pośrednictwem systemu, przy czym obsługą rozrachunków zajmuje się specjalista. W razie potrzeby można się z nim skontaktować.
Księgowość online jako komunikacja z biurem rachunkowym to rozwiązanie chętnie wybierane przez przedsiębiorców, którzy nie mają takiej wiedzy o księgowości lub po prostu chcą tę odpowiedzialność powierzyć specjalistom. W przypadku tego typu księgowości online nie ma jednak co liczyć na dużo niższą cenę – usługa zwykle jest płatna tak samo, jak w przypadku tradycyjnej księgowości.
Księgowość w bankowości
Kolejny model to księgowość online dostępna w bankowości. Prowadzące rachunki firmowe banki oferują tego typu usługę w niskich cenach, a nawet bezpłatnie przez pewien okres. W tym wypadku należy zorientować się, z jaką ofertą mamy do czynienia. Czasem bowiem dostajemy wyłącznie dostęp do aplikacji przeglądarkowej, w której wszystkie czynności wykonujemy samodzielnie. W innych przypadkach obsługą rozliczeń zajmuje się biuro rachunkowe. Drugie rozwiązanie chętnie wybierają przedsiębiorcy, którzy wolą tę odpowiedzialność powierzyć specjaliście.
Księgowość online w bankowości może być dobrym rozwiązaniem. Zdarza się jednak, iż skuszeni wizją taniej usługi przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy, że w jej ramach otrzymują tylko dostęp do systemu księgowego. Z kolei decydujący się na model we współpracy z biurem rachunkowym nie zawsze mają pewność, czy zajmie się nim rzetelny specjalista – doświadczony księgowy. Warto więc wcześniej dokładnie wypytać pracownika banku, na jakich zasadach będzie przebiegała współpraca.
Księgowość online w programie Faktura VAT 2021
Wybierając samodzielne prowadzenie księgowości, warto zdecydować się na dobry system finansowo-księgowy. Program Faktura VAT 2021 PRO daje nam wszystkie potrzebne narzędzia do prawidłowego wykonywania rozliczeń w ramach uproszczonej księgowości.
Aby rozpocząć czynności związane z rozrachunkami, z menu głównego klikamy zakładkę „Księgowość”. Otrzymujemy tu m.in. dostęp do KPiR:
Program Faktura VAT 2021 PRO pozwala też m.in. na prowadzenie ewidencji VAT, kilometrówki, uproszczonego rejestru sprzedaży, generowanie deklaracji VAT-7, PIT-5 itp. System ten jest kompletnym narzędziem do prowadzenia finansów i księgowości. Do tego zyskujemy dostęp do bieżących aktualizacji, dzięki czemu funkcje programu są zawsze zgodne z przepisami prawa podatkowego.
