Podstawowymi dokumentami wystawianymi do transakcji zawieranych pomiędzy podmiotami gospodarczymi są faktury. Jednak podatnicy zwolnieni z VAT co do zasady nie muszą ich sporządzać. Taki obowiązek mają dopiero wtedy, gdy z żądaniem udokumentowania sprzedaży wystąpi nabywca. Wtedy wystawiają albo fakturę, albo rachunek. Jak to wygodnie i szybko zrobić w programie Faktura VAT 2022?
Rachunek a faktura
Czynny podatnik VAT do transakcji zawieranych z przedsiębiorcami wystawia faktury VAT. Z kolei zwolnieni z VAT takiego obowiązku nie mają. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy nabywca wystąpi z żądaniem wystawienia faktury – ma do tego prawo przez 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Wtedy przedsiębiorca zwolniony z VAT musi udokumentować transakcję np. fakturą.
Jeśli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnik zwolniony z VAT może na żądanie nabywcy wystawić rachunek. Przy czym sprzedawca w takim wypadku nie ma możliwości wyboru – o tym, czy potrzebna będzie faktura, czy rachunek, decyduje nabywca.
Podobnie jak faktura, rachunek jest dokumentem potwierdzającym dostarczenie towaru lub wykonanie usługi. Na żądanie jego wystawienia nabywca ma 3 miesiące – termin ten liczymy od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub świadczenie usług.
Kiedy i jak wystawić rachunek
Rachunek wystawiamy w innych terminach niż fakturę. Terminy ten zależą od momentu, w którym nabywca wystąpi z żądaniem udokumentowania transakcji.
Rachunek wystawiamy:
- Jeśli żądanie zostanie zgłoszone przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru – nie później niż 7 dni od wykonania usługi lub wydania towaru
- Jeśli żądanie zostanie zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru – 7 dni od dnia zgłoszenia.
Podobnie jak fakturę, rachunek możemy wystawić w tradycyjnej formie papierowej, np. na gotowych drukach, jak również w formie elektronicznej. Tak jak wszystkie inne dokumenty sprzedażowe, rachunki przechowujemy przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wystawione.
Faktury wystawiamy:
- Jeśli żądanie zostanie zgłoszone w miesiącu dokonania transakcji – do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła dostawa towaru lub świadczenie usług
- Jeśli żądanie zostanie zgłoszone po zakończeniu miesiąca dokonania transakcji- w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania
Ważne! Rachunków co do zasady nie wystawia się na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Dowodem sprzedaży dla takich nabywców jest paragon fiskalny. Do transakcji udokumentowanej paragonem na żądanie nabywcy można wystawić też fakturę.
Dane na rachunku
Zakres danych, jakie muszą znaleźć się na rachunku, jest węższy niż w przypadku faktur – zarówno faktur VAT, jak i faktur wystawianych przez podatnika zwolnionego z VAT. Kwestia ta została ściśle uregulowana w ustawie o VAT i rozporządzeniach.
Rachunek powinien zawierać:
- imiona i nazwiska, nazwę sprzedawcy i kupującego wraz z ich adresami lub wykonawcy bądź odbiorcy usługi
- datę wystawienia i kolejny numer rachunku
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług
- cenę jednostkowa towaru lub usługi
- ogólną suma należności wyrażona liczbowo i słownie.
Zasadniczo jednak faktura i rachunek są dokumentami o bardzo zbliżonym zakresie danych. W istocie bowiem spełniają ten sam cel. Najważniejszą różnicą pomiędzy nimi jest brak na rachunku wartości netto transakcji, wartości podatku VAT wraz z obowiązującą stawką oraz wartości brutto.
Rachunek w programie Faktura VAT 2022
Program sprzedażowy Faktura VAT 2022 umożliwia szybkie i sprawne wystawianie rachunków. Zakresem danych dokumenty te odpowiadają wszystkim aktualnym wytycznym ustawodawcy. Z menu głównego wybieramy „Nowy dokument” -> „Sprzedaży”, a następnie z uzyskanego okienka wybieramy ikonę „Rachunek” i klikamy OK.
Pojawi się prosty edytor, w którym wpisujemy wszystkie potrzebne dane. Towary, usługi i kontrahentów możemy wybrać z przygotowanych wcześniej kartotek.
