Paragon fiskalny służy do dokumentowania sprzedaży na rzecz konsumentów. W pewnych okolicznościach może też występować jako faktura uproszczona. Sprawdź, jak prawidłowo ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej i na co zwrócić szczególną uwagę podczas wystawiania paragonów.
Paragon jako dokument sprzedaży
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych muszą ewidencjonować obrót i kwoty podatku za pomocą kasy fiskalnej. Nieliczne zwolnienia w tym zakresie zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 2442).
Paragon fiskalny to podstawowy dowód sprzedaży wystawiany na rzecz wymienionych osób. Podatnik posiadający kasę fiskalną ma obowiązek wydawania paragonu do każdej takiej transakcji. Obecnie kasy fiskalne online – typ urządzenia wyposażony w funkcję m.in. przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) – mogą też emitować e-paragony.
E-paragon w praktyce
Paragon wystawiany w formie elektronicznej (e-paragon) przesyłany jest za zgodą nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Opcję taką posiadają jednak wyłącznie wybrane modele kas online’owych oraz drukarki fiskalne.
Dane na dokumencie
Paragon fiskalny musi zawierać ściśle określone dane:
1) imię i nazwisko lub nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
2) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
3) numer kolejny wydruku;
4) data oraz godzina i minuta sprzedaży;
5) oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
6) nazwa towaru lub usługi pozwalająca na jednoznaczną ich identyfikację;
7) cena jednostkową towaru lub usługi;
8) ilość i wartość sumaryczna sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
9) wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują;
10) wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów;
11) wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym;
12) łączna wysokość podatku;
13) łączna wartość sprzedaży brutto;
14) oznaczenie waluty sprzedaży
15) kolejny numer paragonu fiskalnego;
16) numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
17) numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy – na żądanie nabywcy;
18) logo fiskalne i numer unikatowy.
Jeśli nabywca zażąda umieszczenia swojego numeru NIP na paragonie, sprzedawca ma obowiązek to zrobić. Obecnie większość kas i drukarek fiskalnych posiada funkcję wydruku NIP-u nabywcy na paragonie. Dokument taki – do kwoty 450 zł – uznawany jest za fakturę uproszczoną. Dla przedsiębiorcy stanowi dowód sprzedaży uprawniający m.in. do pomniejszenia kwoty podatku o VAT naliczony wynikający z paragonu.
W przypadku, gdy kasa fiskalna użytkowana przez podatnika nie ma opcji wydruku numeru NIP nabywcy na paragonie, sprzedawca wystawi klientowi od razu fakturę. Co istotne, nabywca powinien poinformować sprzedawcę o tym, że dokonuje zakupu jako podatnik i chce otrzymać paragon ze swoim NIP-em, zanim kasjer rozpocznie rejestrowanie transakcji na kasie.
Dokumentowanie sprzedaży
Kasa fiskalna to urządzenie, które pracuje autonomicznie – do rejestrowania sprzedaży i wystawiania paragonów nie potrzeba dodatkowego sprzętu. Specyficznym rodzajem kas fiskalnych są drukarki fiskalne – to urządzenia obsługiwane i funkcjonujące za pośrednictwem aplikacji sprzedażowej zainstalowanej na komputerze lub urządzeniu mobilnym.
Wystawianie paragonów w systemie sprzedaży to wygodna alternatywa dla klasycznej obsługi na kasie. Dzięki oprogramowaniu czynności wykonywane są szybciej, a dane o sprzedaży mogą być np. przesyłane automatycznie do systemu finansowo-księgowego przedsiębiorcy.
Dokumentowanie sprzedaży paragonami fiskalnymi wymaga od podatnika dużej staranności. To właściciel kasy jest odpowiedzialny m.in. za prawidłowe zaprogramowanie stawek VAT, nagłówka zawierającego dane firmy itp.
Paragon fiskalny w programie Faktura VAT 2022
System sprzedażowy Faktura VAT 2022 umożliwia szybkie i proste wystawianie paragonów i drukowanie ich za pomocą drukarki fiskalnej. Aby wystawić dokument, z menu głównego wybieramy „Nowy dokument” -> „Sprzedaży”. Pojawi się okno z wieloma dowodami sprzedaży do wyboru. Wybieramy „Paragon” i klikamy „OK”:
Aby skonfigurować drukarkę fiskalną, z głównego panelu wybieramy „Ustawienia” -> „Konfiguracja”, a następnie w uzyskanym oknie rozwijamy pozycję „Drukarka fiskalna”. Uzyskujemy dostęp do ustawień drukarki, gdzie m.in. wybieramy jej model oraz port:
Program sprzedażowy Faktura VAT 2022 współpracuje z większością popularnych modeli drukarek fiskalnych, m.in. Posnet, Novitus, Elzab czy Innova. W systemie wystawimy też m.in. raporty fiskalne oraz inne wydruki.
