Elektroniczne faktury ustrukturyzowane to kolejny etap wdrażania przez rząd e-usług w administracji. Zmiana ma usprawnić wymianę danych pomiędzy kontrahentami oraz ułatwić i usprawnić identyfikację oszustw podatkowych, głównie tzw. karuzeli VAT. Sprawdź, od kiedy e-faktura stanie się obowiązkowa i co w praktyce oznacza dla przedsiębiorcy.
Elektroniczne faktury ustrukturyzowane
Od początku 2022 r. działa u Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). To zaawansowany system informatyczny, który umożliwia wystawianie, przekazywanie i odbieranie faktur elektronicznych. Nie są to jednak dokumenty, jakie w przeszłości nazywaliśmy potocznie e-fakturami. Nowe faktury elektroniczne są zgodne z określoną przez Ministerstwo Finansów strukturą logiczną. Przedsiębiorca wystawia je za pomocą swojego programu finansowo-księgowego, skąd za pośrednictwem interfejsu (API) trafiają do centralnej bazy MF (KSeF), gdzie zostają udostępnione do pobrania przez kontrahentów.
Obecnie elektroniczne faktury ustrukturyzowane funkcjonują obok faktur papierowych oraz tradycyjnych faktur przesyłanych elektronicznie np. w formacie PDF czy w formie skanu. Dla korzystających z KSeF resort finansów przewidział pewne korzyści. To przede wszystkim skrócony okres oczekiwania na zwrot VAT ze standardowych 60 dni do 40 dni.
Elektroniczne faktury – obowiązek od 2024 r.
Na mocy zgody Rady Unii Europejskiej elektroniczne faktury ustrukturyzowane staną się w Polsce obowiązkowe od 1 stycznia 2024 r. To odpowiedź na potrzeby przedsiębiorców, którzy licznie zgłaszali, że nie są gotowi do przejścia na obowiązkowe e-fakturowanie. Elektroniczne faktury w 2025 r. wciąż będą więc dobrowolne. Podatnicy będą mogli z nich korzystać, jednak będą też mogli wykorzystać ten czas na przygotowanie swoich działalności do nowego wymogu.
Nowy wymóg to też korzyści
Wprowadzenie obowiązkowych elektronicznych faktur ustrukturyzowanych to wyzwanie przede wszystkim dla producentów oprogramowania, którzy muszą dostosować swoje systemu do nowych wymogów. Z punktu widzenia przedsiębiorcy niewiele się zmieni. Od 2024 r. nadal będą oni korzystać ze swoich programów finansowo-księgowych. Wystawianie faktur będzie odbywać się na tej samej zasadzie, co obecnie. Co więcej, ujednolicenie schematu e-faktury usprawni obrót dokumentacją pomiędzy kontrahentami. Faktury elektroniczne ustrukturyzowane ułatwią komunikację nie tylko pomiędzy przedsiębiorcami, ale też pomiędzy firmą a jej biurem rachunkowym. Wystawione według jednolitego wzoru, faktury będą przez księgowych przetwarzane w sposób bardziej zautomatyzowany. Przyśpieszy to czas realizacji usługi i ograniczy do minimum ryzyko błędów wynikłych z czynnika ludzkiego.
Mniejsze koszty
Dodatkowym plusem systemu KSeF jest brak konieczności przechowywania dokumentów przez 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku z danej sprzedaży. System ten będzie przechowywał wszystkie faktury aż przez 10 lat. Tym samym z przedsiębiorcy zdjęty zostanie obowiązek archiwizacji dokumentów.
Odejdzie też problem zgubionych czy zniszczonych faktur. Dostępne będą zawsze w formie elektronicznej – zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej. Tym samym zniknie też obowiązek wystawiania duplikatów na prośbę nabywcy, który otrzymany dokument zgubi lub zniszczy. Zlikwidowany zostanie także wymóg przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) – zawarte w nim obecnie dane będą dla organu kontrolnego na bieżąco dostępne w systemie KSeF.
Wprowadzenie systemu KSeF wymusi też większą uczciwość w kontaktach na linii sprzedawca-nabywca. Dzięki możliwości wglądu do ścieżki obiegu faktury przedsiębiorca będzie wiedział, że dotarła ona do nabywcy. Ten z kolei nie będzie mógł np. podać nieprawdziwej informacji, że faktura do niego nie dotarła, a tym samym odwlekać zapłatę należności.
Elektroniczne faktury – od kiedy zacząć przygotowania
Choć do wprowadzenia elektronicznych faktur pozostało jeszcze wiele czasu, warto już teraz pomyśleć o przystosowaniu działalności do nowych wymogów. Najlepszym sposobem na to jest wybór sprawdzonego oprogramowania finansowo-księgowego, który zostanie wyposażony w funkcję operowania fakturami ustrukturyzowanymi. Program Faktura VAT 2022 jest na bieżąco aktualizowany pod kątem nowych przepisów i zawsze z odpowiednim wyprzedzeniem dostosowany do wymogów ustawodawcy.
