Ewidencje VAT – sprzedaży i zakupu – są niezbędne do określenia wysokości podatku od towarów i usług należnego i naliczonego. Rzetelne i niewadliwe dokonywanie zapisów w rejestrach to podstawa prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Sprawdź, jak powinny wyglądać ewidencje VAT oraz jak w prosty sposób je prowadzić w programie Faktura VAT 2025.
Ewidencje VAT – kto musi je prowadzić
Czynni podatnicy VAT mają obowiązek prowadzenia pełnej ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług. Obecnie rejestry takie muszą mieć formę elektroniczną – niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. Zawierają one dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowych oraz informacji podsumowujących składanych w urzędzie skarbowym.
Ewidencję sprzedaży mają obowiązek prowadzić także podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Przysługuje ono wtedy, gdy wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 200.000 zł. Ewidencji takiej nie prowadzi się w celu ustalenia wysokości podatku VAT do zapłaty. Rejestr taki jest konieczny w celu ustalenia momentu, w którym obrót podatnika przekroczy wspomniany limit, a co za tym idzie zobliguje go do dokonania rejestracji jako czynny podatnik VAT. O ile jednak czynni podatnicy VAT muszą prowadzić ewidencje VAT w formie elektronicznej, uproszczona ewidencja sprzedaży podatnika zwolnionego może mieć formę papierową.
Dane w rejestrach i pliku JPK_V7
Ustawa o VAT dokładnie precyzuje, jakie dane powinny zawierać ewidencje VAT. Zgodnie z art. 109 ust. 3 tego aktu prawnego, rejestry powinny zawierać przede wszystkim:
- dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
- wysokość kwoty podatku należnego,
- korektę podatku należnego,
- kwotę podatku naliczonego, który obniża kwotę podatku należnego,
- korektę podatku naliczonego,
- kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego,
- kwotę podatku do zwrotu z urzędu skarbowego,
- pozostałe dane służące identyfikacji transakcji (m.in. numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku).
W przypadku podatników świadczących usługi poza terytorium kraju, w rejestrach VAT powinna znaleźć się pełna nazwa usługi oraz jej wartość bez podatku.
W pliku JPK_V7 ewidencja sprzedaży powinna zawierać:
- datę sprzedaży i wystawienia,
- numer dokumentu,
- nazwę i adres nabywcy,
- kwotę netto,
- kwotę podatku należnego.
Z kolei w ewidencji zakupu znajdują się:
- nazwa i adres wystawcy,
- numer faktury,
- kwota netto,
- kwota podatku naliczonego.
Dane w ewidencji sprzedaży podatnika zwolnionego z VAT
Ustawa o VAT nie reguluje zakresu danych, jakie powinny znaleźć się w ewidencji sprzedaży podatnika zwolnionego z VAT. Podmioty takie nie przesyłają plików JPK_V7, nie muszą więc stosować w tym celu programów komputerowych i uzgadniać rejestrów ze strukturami plików JPK. Ważne, by prowadzona przez nich ewidencja zawierała informacje wystarczające do stwierdzenia daty i wielkości sprzedaży. Podatnicy zwolnieni z VAT nie muszą prowadzić ewidencji zakupionych towarów i usług.
W praktyce większość podatników zwolnionych z VAT korzysta z oprogramowania do zarządzania sprzedażą wyposażonego w funkcję prowadzenia ewidencji sprzedaży. To rozwiązanie prostsze i wygodniejsze niż papierowe rejestry.
Ewidencja na kasie fiskalnej
Sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych ewidencjonowana jest w pamięci kasy rejestrującej. Dokumentem, który stanowi podstawę do obliczenia podatku należnego w tym wypadku, jest raport fiskalny okresowy. Należy pamiętać o sporządzeniu go za pomocą kasy.
Ewidencje VAT, ewidencja sprzedaży w programie Faktura VAT 2025
System finansowo-księgowy Faktura VAT 2025 pozwala nie tylko na wystawianie dokumentów sprzedaży, ale też na prowadzenie ewidencji VAT oraz ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Na bieżąco aktualizowany, program ten jest zawsze zgodny z aktualnymi przepisami. Dzięki temu prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej znacznie upraszcza codzienne funkcjonowanie firmy.
Aby otworzyć ewidencję w programie, z górnego paska wybieramy zakładkę „Księgowość”. Następnie z ikony „Ewidencja VAT” rozwijamy dwie opcje: „Sprzedaż” oraz „Zakup” – wybieramy tę, którą w danym momencie chcemy edytować.
Jednocześnie z prawej strony dostępna jest ikona, za pomocą której uruchomimy zostaje uproszczony rejestr sprzedaży:
Po wybraniu odpowiedniej ikony, pojawi nam się ewidencja sprzedaży lub zakupu VAT:
Lub uproszczony rejestr sprzedaży:
Tak prowadzone ewidencje VAT są zgodne z obowiązującymi przepisami i stanowią podstawę do sporządzenia pliku JPK_V7.
