Commercial Invoice Pro-forma to dokument często wykorzystywany w relacjach handlowych pomiędzy dostawcą a importerem towaru. W przeciwieństwie do faktury handlowej, nie stanowi dowodu księgowego. Sprawdź, w jakich okolicznościach wykorzystuje się pro-formę, jak ją prawidłowo wystawić i jak zrobić to w prosty sposób w programie Faktura VAT 2022.
Commercial Invoice Pro-forma – kiedy należy ją wystawić
Faktura handlowa, w obrocie międzynarodowym oznaczana jako Commercial Invoice, to dokument wystawiany przede wszystkim do przesyłek międzynarodowych. Służy także do zarządzania zwrotami międzynarodowymi. Wzywa on importera do zapłaty za dostarczone towary. Jednocześnie stanowi podstawę do obliczenia taryf, uzyskania odprawy celnej i rozliczenia z fiskusem.
W przeciwieństwie do faktury handlowej, Commercial Invoice Pro-forma (faktura handlowa pro-forma) nie jest dowodem księgowym, nie stanowi podstawy do domagania się zapłaty od importera, nie daje też prawa m.in. do uzyskania odprawy celnej. W praktyce dokument ten stanowi rodzaj oferty – propozycji dla kontrahenta w zakresie ceny, ilości towaru, sposobu dostawy, terminu płatności itd.
Jeśli importer zaakceptuje warunki zaproponowane przez eksportera, określone w Commercial Invoice Pro-forma, i dojdzie do transakcji, obowiązkiem tego drugiego jest wystawienie faktury handlowej. Commercial Invoice jest dowodem księgowym i pełnoprawnym dokumentem. Pro-forma nigdy go nie zastępuje.
Jak sporządzić pro-formę
Zakres danych na fakturze handlowej pro-forma powinien być taki sam, jak na dokumencie wystawionym do ostatecznej transakcji. Oczywiście dotyczy to np. danych importera i dostawcy, nazwy towarów, ilości, ceny czy warunków dostawy. Część informacji bowiem znamy dopiero po ustaleniu szczegółów ostatecznej transakcji (np. numer dokumentu z Packing List).
Dane na Commercial Invoice Pro-forma:
- data wystawienia
- pełne dane importera (odbiorcy): imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, numery identyfikacyjne;
- pełne dane eksportera (nadawcy);
- nazwy towarów lub ewentualnie symbole artykułów precyzujące rodzaj towaru, jego przeznaczenie oraz materiały składowe;
- ilość w odpowiedniej jednostce, zgodna z zawartą w Packing List i Bill of Lading;
- cena każdego artykułu w określonej walucie
- wartość ogółem towaru
- warunki dostawy według najnowszych Incoterms;
- szczegóły ubezpieczenia
- kraj pochodzenia towaru
Zgodność danych stanowiących istotę oferty przedstawianej w formie Commercial Invoice Pro-forma ma znaczenie przede wszystkim w kontekście dobrej praktyki handlowej w transakcjach międzynarodowych. Rozbieżności nie stanowią podstawy do roszczeń, mogą jednak skłonić kontrahenta np. do nieprzyjęcia towaru z zawyżoną ceną.
Oznaczenie dokumentu
Commercial Invoice Pro-forma stanowi dla importera wzór faktury handlowej – informację, jak będzie wyglądać ostateczne rozliczenie z dostawcą. Należy przy tym pamiętać, by zawsze zawierała ona oznaczenie „Pro-forma” – pozwoli to uniknąć pomyłkowego rozliczenia dokumentu, który w istocie nie ma wartości księgowej i nie może być traktowany jako dowód księgowy.
Commercial Invoice Pro-forma w programie Faktura VAT 2022
Przedsiębiorcy działający na rynku międzynarodowym zwykle wykorzystują w swojej działalności systemy informatyczne do zarządzania sprzedażą. Jednym z cenionych, chętnie wybieranych programów jest Faktura VAT 2022. Wystawienie Commercial Invoice Pro-forma w tym systemie jest bardzo proste. Wystarczy z menu głównego wybrać „Nowy dokument” -> „Sprzedaży”. W otrzymanym oknie znajdziemy zarówno ikonę „Commercial Invoice”, jak i „Commercial Invoice Pro-forma”. Gdy zaznaczymy tę drugą i klikniemy „OK”, uzyskamy praktyczny edytor, w którym wprowadzimy wszystkie dane lub wybierzemy je z kartotek:
Tak wystawioną pro-formę można wydrukować i przekazać kontrahentowi w formie papierowej, choć najczęściej odbywa się to elektronicznie, np. w formacie PDF.
