Proces wystawiania faktur metodą tradycyjną oraz elektroniczną jest praktykowany przez przedsiębiorców oraz księgowych każdego dnia. Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii, dokumentacja ręczna odchodzi w niepamięć, a jej miejsce zastępują narzędzia do elektronicznego fakturowania. Za ich pomocą, faktury można wystawić znacznie szybciej i bezproblemowo je edytować oraz przechowywać (na dysku lub w chmurze). Zatem, czy warto zdecydować się na profesjonalny program do fakturowania z magazynem i dlaczego? Podpowiedzi ekspertów.
Program do fakturowania z magazynem – kluczowe informacje
Wystawianie faktur wymaga skrupulatnego uzupełnienia wskazanych pól, odpowiednimi danymi. Przedsiębiorca ma obowiązek zawrzeć w nich elementy tj.: numer faktury, data jej wystawienia, wykonania usługi, nazwa towaru, cena oraz stawka podatku.
Profesjonalne narzędzia do fakturowania umożliwiają automatyczne uzupełnienie większości danych teleadresowych poprzez wpisanie samego NIP-u. Pozwala to zaoszczędzić sporo czasu, jednak należy pamiętać, że osoba wystawiająca dokument w formie elektronicznej, ma obowiązek przechowywania go w swojej dokumentacji.
Odpowiednio dobrany program do fakturowania z magazynem umożliwia przechowywanie danych w chmurze, co zapewnia większy komfort ich przeglądania, a co najważniejsze – zawsze istnieje możliwość edycji lub wykonania korekty. Przy wyborze systemu do faktur, należy zwrócić uwagę na to, czy wybrane dokumenty można zapisać w formatach tj.:
· JPK_FA
· JPK_VAT
· JPK_MAG
Plik w formacie JPK_FA można wygenerować automatycznie, przy wystawianiu faktury, w celu dostarczenia go odpowiednim organom. Warto również wspomnieć, że taki dokument powinien być zgodny z aktualnymi przepisami, wyróżniać się integralnością treści, czytelnością oraz autentycznością pochodzenia. Jednak, czym się wyróżnia program do fakturowania z magazynem RAFSOFT.NET?
Czym się wyróżnia program do fakturowania z magazynem RAFSOFT.NET?
Program do fakturowania z magazynem RAFSOFT.NET umożliwia wygodne i szybkie fakturowanie. Można go zintegrować z pasażami handlowymi tj.: Allegro, WooCommerce, VirtueMart oraz PrestaShop. Narzędzie działa w przeglądarce, ale istnieje również możliwość błyskawicznej instalacji na komputerach z systemem Windows. Nie ma przeszkód, aby pracować zdalnie w oparciu o serwer bazy MySQL/MS SQL lub całkowicie zdalny serwer.
Wersja PRO systemu RAFSOFT.NET umożliwia prowadzenie kilku magazynów oraz bezproblemowe przypisywanie stanów ilościowych. Narzędzie informuje również o całkowitym braku lub małej ilości towaru. W komercyjnej wersji widoczna jest lista firm, dokumentów, ewidencja VAT, cennik, KPiR z możliwością eksportu, wydruku, importu z baz SQL, plików tekstowych, CSV, Excel, XML oraz eksport dokumentów do programu Rewizor GT. Program do fakturowania z magazynem RAFSOFT.NET dostępny jest w 3 wersjach:
® WERSJA START
- fakturowanie,
- kasa,
- przelewy,
- cennik,
- lista kontrahentów,
- ewidencja VAT,
- raporty sprzedaży,
- import,
- eksport,
- archiwizacja danych,
- plik JPK,
- mobilna faktura.
® WERSJA STANDARD
- fakturowanie,
- drukowanie seryjne,
- wielu podmiotów,
- poczta – druki pocztowe,
- kasa,
- przelewy,
- KP i KW,
- cennik,
- lista kontrahentów,
- ewidencja VAT,
- raporty sprzedaży,
- import,
- eksport,
- archiwizacja danych,
- plik JPK,
- mobilna faktura.
® WERSJA PRO
- fakturowanie,
- magazyn,
- kasa,
- przelewy,
- kilometrówka,
- CRM,
- kalendarz,
- organizer,
- księgowość,
- integracja z pasażami handlowymi,
- import,
- eksport,
- backup,
- plik JPK,
- mobilna faktura.
Eksperci polecają programy RAFSOFT.NET przedsiębiorstwom z różnymi profilami działalności. Narzędzie świetnie sprawdzi się w mikro, małych oraz średnich firmach handlowych, produkcyjnych i usługowych. Omawiany system umożliwia wystawienie dokumentów potwierdzających transakcję i natychmiastową edycję. Można go obsługiwać za pomocą klawiatury lub myszki.
Do dyspozycji 7 gotowych wzorów, możliwość wstawienia identyfikacji wizualnej oraz pieczątki przedsiębiorstwa. Bardzo łatwe jest również edytowanie nagłówków dokumentów, stałych tekstów, stworzenie stopki z autorskim opisem oraz uwagami pod treścią rachunku i konfigurowanie kolumn w tabeli pozycji na fakturze. Program do fakturowania z magazynem RAFSOFT.NET umożliwia wystawienie dokumentu w językach tj.:
- angielski,
- niemiecki,
- czeski,
- francuski,
Narzędzie współpracuje z czytnikami kodów kreskowych oraz drukarkami fiskalnymi, które pracują z protokołem komunikacji posnet thermal tj.: drukarki POSNET THERMAL, NOVITUS, QUATRO, DELIO oraz VIVO. W czym pomaga program do fakturowania z magazynem? Jaką wersję wybrać i co na ten temat sądzą eksperci?
W czym pomaga program do fakturowania z magazynem? – wersja darmowa czy płatna?
Zaawansowane technologicznie narzędzia do fakturowania łączą trzy cechy – funkcjonalność, automatyzacja pracy oraz personalizacja. Przedsiębiorcy nie zawsze używają wszystkich opcji, jakie oferują poszczególne systemy, dlatego przed podjęciem finalnej decyzji należy wybrać narzędzie, dopasowane do aktualnych potrzeb księgowych firmy. Najbardziej cenione programy do fakturowania posiadają dwie wersje – darmową (pokazową) oraz płatną (komercyjną). Jakie są różnice?
ü Program do fakturowania z magazynem w wersji darmowej umożliwia wystawienie dokumentów przez okres 30 dni, po tym czasie wymagany jest zakup licencji;
ü Program do fakturowania z magazynem w wersji płatnej jest rozszerzeniem darmowego odpowiednika (gwarantuje m.in.: automatyzację większości procesów.
Darmowe programy nie oferują praktycznie żadnych funkcji ułatwiających wystawianie faktur. Niektóre z nich wymuszają nawet ręczne wpisywanie danych kontrahentów, co w poszczególnych przypadkach przedłuża czas wypełniania dokumentów (w komercyjnych odpowiednikach, wymagane jest wpisanie tylko i wyłącznie NIP-u firmy klienta).
Doskonałą alternatywą jest również skorzystanie z narzędzi do księgowości połączonych z kontem bankowym. Oferują one podobne funkcje, co programy do fakturowania i są polecane osobom, które chcą mieć wszystko w jednym miejscu. O szczegóły powinno się zapytać w siedzibie danego banku. Po krótkim omówieniu, warto sprawdzić, na jakie elementy należy zwrócić uwagę przy wyborze programu do fakturowania z magazynem?
Program do fakturowania z magazynem – na jakie elementy należy zwrócić uwagę przy wyborze?
Opcje ułatwiające pracę, na które powinno się zwrócić uwagę podczas wyboru odpowiedniego systemu do fakturowania to m.in.: szybkie i sprawne wystawianie faktur, szybki dostęp do bazy użytkowników w systemie GUS, szybkie wprowadzenie pozycji, grupowanie towarów w magazynie, prowadzenie stanów ilościowych, drukowanie dokumentów magazynowych. Jednak, dlaczego warto wypróbować profesjonalny program do fakturowania z magazynem?
Dlaczego warto wypróbować profesjonalny program do fakturowania z magazynem?
Pierwszorzędną zaletą omawianych narzędzi jest możliwość przechowywania dokumentów w chmurze. Pozwala to na wysyłanie oraz wgląd do faktur z dowolnego miejsca na świecie. Renomowane systemy są również bardzo bezpieczne, ponieważ dostęp do nich można uzyskać dopiero po wpisaniu loginu i hasła oraz kodu zabezpieczającego (nie w każdym przypadku).
- NIE NALEŻY LOGOWAĆ SIĘ NA INNE STRONY ZA POMOCĄ DANYCH UŻYTYCH W PROGRAMIE DO FAKTUROWANIA
Program do fakturowania z magazynem można zintegrować m.in.: z systemem CRM, platformami e-commerce, drukarkami fiskalnymi oraz bazami dłużników BIG. Dzięki tym mechanizmom, faktura może zostać automatycznie wygenerowana i wysłana do klienta z linkiem bezpośrednio kierującym do płatności. Co warto wiedzieć o RODO w programach do fakturowania?
Program do fakturowania z magazynem a RODO
Odpowiednio dobrany program do fakturowania z magazynem zabezpieczy firmę przed wyciekiem danych osobowych. Wyspecjalizowany personel obsługujący dany system, zleca podpisanie umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych, a w konsekwencji osoby zarządzające danym programem, przejmują na siebie odpowiedzialność za politykę archiwizacji oraz bezpieczeństwa. Jakie zatem korzyści oferuje program do fakturowania z magazynem?
Jakie korzyści oferuje program do fakturowania z magazynem firmy RAFSOFT.NET?
Program do fakturowania z magazynem musi być przede wszystkim wygodny i prosty w obsłudze. Praca z wykorzystaniem tego narzędzia powinna być bezproblemowa. Systemy umożliwiające sprawne fakturowanie powinny zapewnić m.in.:
a) możliwość automatycznego zaciągnięcia danych klientów z bazy GUS;
b) możliwość stworzenia katalogu usług i towarów;
c) możliwość sprawdzenia kooperantów w wywindowaniach gospodarczych;
d) możliwość weryfikacji kontrahentów, czy są czynnymi podatnikami VAT;
e) możliwość automatycznego księgowania faktur w odpowiednich ewidencjach.
Automatyczne pobieranie danych klientów z bazy GUS jest bardzo przydatną opcją, ponieważ informacje teleadresowe, które trzeba byłoby wpisywać ręcznie – uzupełnią się automatycznie, poprzez wpisanie NIP-u firmy, dla której wystawiana jest faktura.
Stworzenie katalogu usług i towarów służy przede wszystkim do automatycznego uzupełnienia danych, związanych bezpośrednio z produktem. Są to m.in.: stawka VAT, cena brutto/netto oraz nazwa. Wystarczy jednorazowe dodanie powyższych informacji do katalogu, aby uzupełniały się one automatycznie, przy każdym wystawieniu faktury na dany produkt. Dodatkową funkcjonalnością tej opcji jest również możliwość skrupulatnego sprawdzenia stanów magazynowych.
Weryfikacja kooperantów w wywindowaniach gospodarczych umożliwia sprawdzenie rzetelności danego przedsiębiorstwa. Programy do fakturowania są zazwyczaj zintegrowane z giełdami długów, krajowymi bazami dłużników oraz krajowymi wywindowaniami gospodarczymi.
Sprawdzenie kontrahentów, czy są czynnymi podatnikami VAT, odbywa się na zasadzie integracji danego programu z Ministerstwem Finansów oraz VIES. Jest to bardzo ważny aspekt, przy bezpieczeństwie wystawiania dokumentów potwierdzających transakcję oraz przenoszeniu obowiązku opłacenia podatku na nabywcę.
Automatyczne księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych jest bardzo ważne podczas rozliczania się z Urzędem Skarbowym. System samodzielnie rozpoznaje moment powstania obowiązku podatkowego i księguje faktury w ewidencjach podatkowych.
Dodatkową funkcjonalnością polecaną przez ekspertów jest zautomatyzowane przeliczanie faktur wystawionych w obcej walucie. Tą funkcją dysponują nieliczne programy do fakturowania. Jest natomiast ona bardzo przydatna przy przeliczaniu wartości faktur. Profesjonalny program do fakturowania z magazynem posiada również możliwość:
1. automatycznego, cookresowego generowania dokumentów, potwierdzających transakcję i wysyłania ich do klienta;
2. automatycznego wysyłania przypomnień dla klientów o zapłacie faktur za pomocą wiadomości SMS lub e-mail;
3. automatycznego przesłania faktury drogą elektroniczną z linkiem umożliwiającym bezpośrednią płatność;
4. automatycznego generowania wykresów dotyczących przepływów pieniężnych.
Najważniejsze informacje dotyczące wyboru programów do fakturowania zostały skrupulatnie przedstawione. Pozostała jeszcze kwestia mobilnych narzędzi, dedykowanych dla osób, sprawnie posługujących się smartfonami oraz tabletami. Co warto wiedzieć o mobilnej aplikacji do fakturowania z magazynem? Podstawowe informacje.
Mobilny program do fakturowania z magazynem – co warto wiedzieć? Podstawowe informacje
Mobilny program do fakturowania z magazynem musi być odpowiednio zabezpieczony. Logowanie powinno się odbywać za pomocą loginu, hasła oraz specjalnego kodu zabezpieczającego (nie jest to konieczne), natomiast dane należy regularnie zmieniać (co kilka miesięcy), w celu zminimalizowania ryzyka utraty konta. Warto również zadbać o tworzenie regularnych kopii bezpieczeństwa, które będą mogły być prawidłowo odtworzone na urządzeniu źródłowym, bez możliwości zatarcia.
Czy warto zdecydować się na program do fakturowania z magazynem? Podpowiedzi ekspertów – podsumowanie
Program do fakturowania z magazynem jest dobrym wyborem dla przedsiębiorców, którym zależy na automatyzacji czynności związanych z księgowością firmy. W celu doboru odpowiedniego narzędzia, warto zastanowić się, w jakim zakresie potrzebna jest pomoc, aby dostosować system do swoich potrzeb, a przed zakupem należy skorzystać darmowych wersji próbnych, aby zapoznać się z funkcjonalnością poszczególnych programów.
