Zasad podwójnego zapisu zapewnia w przedsiębiorstwie przejrzystość zdarzeń gospodarczych. Sprawdź, na czym polega, kiedy się ją stosuje i jak w praktyce ją zastosować.
Obowiązki przedsiębiorcy
Każdy podmiot gospodarczy ma obowiązek prawidłowego rejestrowania zdarzeń gospodarczych. Nakłada go ustawa o rachunkowości. Na realizację tego celu pozwala konto księgowe, na którym systematycznie, na bieżąco ujmuje się wszystkie operacje mające wpływ na stan finansowy (majątkowy) przedsiębiorcy.
Konto księgowe ma dwie strony: debetową i kredytową, nazywane też lewą i prawą. Pozwalają one na precyzyjne ujmowanie zwiększeń i zmniejszeń składnika majątkowego, a co za tym idzie ustalenie jego bieżącej wartości. W taki sposób na koncie księgowym gromadzone są informacje o zmianach stanu konkretnego składnika majątkowego. Dzięki temu można utworzyć zbiorcze zestawienie aktywów i pasywów, aktualne na dany dzień bilansowy.
Strona lewa – debet (Dt) lub „winien” służy do zapisywania ciężaru konta. To tutaj należy ująć wszelkiego rodzaju obciążenia. Natomiast strona prawa – kredyt (Ct) lub „ma” pozwala na ujęcie wszelkiego rodzaju uznań.
Zasada podwójnego zapisu pomaga w rzetelnym prowadzeniu rachunkowości przedsiębiorstwa. Zrozumienie jej działania jest bardzo ważne, ponieważ dzięki temu firma uniknie błędów, które skutkowałyby błędnym rozliczeniem i koniecznością dokonywania korekt.
Zasada podwójnego zapisu – na czym polega?
Ustawa o rachunkowości wskazuje na konieczność tworzenia podwójnego zapisu zdarzeń gospodarczych. Oznacza to, że każda operacja powinna zostać ujęta w przynamniej dwóch korespondujących ze sobą kontach księgowych. Muszą zostać ujęte po przeciwnych stronach, w takiej samej kwocie.
Zasadę podwójnego zapisu można łatwo zobrazować na przykładzie. Firma zakupiła materiał – tkaninę do własnej produkcji ubrań, za którą otrzymała fakturę w wysokości 10.000 zł. Właściciel przedsiębiorstwa zapłacił przelewem z konta firmowego. Z konta „Rachunek bieżący” ujmuje kwotę brutto z dokumentu zakupu – robi to po stronie kredytowej, dzięki czemu zmniejszony zostaje stan początkowy. Taka sama kwota zostaje też zaksięgowana po stronie debetowej w kwocie netto. Pozostaje jeszcze konto „VAT naliczony”, na którym ujmuje się różnicę pomiędzy kwotą brutto a kwotą netto, czyli po prostu wartość VAT naliczonego. W taki oto sposób zasada podwójnego zapisu została spełniona. Co więcej, operację gospodarczą ujęto nie na dwóch, jak wymagają tego przepisy ustawy o rachunkowości, ale na trzech kontach księgowych.
Zasada podwójnego zapisu w programie
Ujmowanie operacji gospodarczych w dokumentacji księgowej wymaga nie tylko znajomości aktualnych przepisów, ale też skrupulatności w wypełnianiu swoich obowiązków.
Przydatnym w codziennym prowadzeniu firmy lub biura rachunkowego okaże się program Faktura VAT 2024 w wersji PRO. Wprawdzie jest to system przeznaczony do prowadzenia uproszczonej księgowości – podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtu ewidencjonowanego – jednak okaże się niezwykle praktycznym narzędziem. Docenią go m.in. podatnicy, którzy spełniają warunki do prowadzenia KPiR i chcą od nowego roku przejść na tę formę księgowości.
