W polskim obrocie gospodarczym faktura jest najważniejszym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji. Stanowi podstawę wyliczenia podatku do zapłaty, dlatego kwestię jej wystawiania ściśle regulują przepisy, m.in. ustawy o VAT. Sprawdź obowiązkowe dane do faktury i dowiedz się, jak prawidłowo wystawić taki dokument w programie Faktura VAT 2021.
Obowiązkowe dane do faktury
Przepisy prawa podatkowego wyróżniają kilka rodzajów faktur. Dla każdego z nich obowiązuje nieco inny zakres danych obowiązkowych i fakultatywnych. Właśnie dlatego wprowadzając dane do faktury w systemie finansowo-księgowym, możemy natknąć się na różne dodatkowe pola w przypadku konkretnych typów dokumentów.
Każda faktura musi posiadać numer, który ją identyfikuje. To kolejny numer w ramach przyjętego sposobu numerowania faktur. Przy czym może być on nadany w ramach jednej lub więcej serii.
Wystawiając dokument, należy podać zarówno miejsce i datę jego wystawienia, jak i datę sprzedaży – dostarczenia towaru lub zakończenia dostawy, wykonania usługi, ewentualnie przyjęcia całości lub części należności (o ile data taka różni się od daty wystawienia faktury).
Dane do faktury to też imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Przy czym podanie informacji o nabywcy nie jest koniecznie w przypadku wystawienia faktury uproszczonej. Taki dokument musi jednak zawierać jego numer NIP.
Numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku jest obowiązkowym elementem faktury. Jednak numer NIP nabywcy jest konieczny w przypadku transakcji zawieranej z innym podmiotem gospodarczym. Faktura wystawiana do paragonu na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie zawiera numeru NIP nabywcy.
Ponadto dane na fakturze to także:
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
- miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
- wartość sprzedaży netto
- stawka podatku
- suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- kwota należności ogółem
- sposób i termin zapłaty
Przy czym danych do faktury związanych ze stawkami podatku VAT nie muszą zawierać faktury wystawiane przez podatnika zwolnionego z VAT.
Dodatkowe elementy na fakturze
Niektóre typy faktur wymagają umieszczenia dodatkowych danych. Dotyczy to m.in. towarów i usług, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży. W takim wypadku, w zależności od rodzaju czynności, faktura powinna zawierać wyraz odpowiednio: „procedura marży dla biur podróży”, „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.
Faktury dokumentujące sprzedaż towarów i usług z załącznika nr 15 powinny zawierać oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności” (split payment). Z kolei mali przedsiębiorcy, którzy wybrali kasową metodę rozliczania VAT, na swoich fakturach umieszczają wyrazy „metoda kasowa”. Nabywca towarów wystawiający fakturę w imieniu sprzedawcy oznaczają ją słowem „samofakturowanie”.
W wielu przypadkach zakres obowiązkowych danych na fakturze jest węższy niż opisane powyżej. Nie oznacza to jednak, iż dokumenty te nie mogą ich zawierać.
Dane do faktury w programie Faktura VAT 2021
Prawidłowe wystawianie faktur jest znacznie łatwiejsze z wygodnym systemem sprzedażowym. Program Faktura VAT 2021 pozwala na tworzenie dokumentów takich jak: faktura VAT, rachunek, faktura MP (metoda kasowa), faktura pro-forma, faktura uproszczona, faktura WDT i WNT, faktura wewnętrzna, faktura zaliczkowa, faktura końcowa, faktura korekta, faktura eksportowa, faktura zbiorcza, czy faktura wystawiona w języku obcym.
Aby wybrać wymagany rodzaj dokumentu, z menu głównego wybieramy „Nowy dokument” -> „Sprzedaży”. Otworzy się okno z wieloma ikonami, spośród których wybieramy interesującą nas fakturę i klikamy „OK”:
W uzyskanym edytorze wprowadzamy wszystkie potrzebne dane do faktury, tak by stworzony dokument był zgodny z aktualnymi wymogami ustawodawcy.
