Dokumenty KP, KW – kasa przyjęła oraz kasa wydała – są powszechnie stosowane w wielu przedsiębiorstwach. Stanowią potwierdzenie obrotu gotówki w kasie. Sprawdź, jak je prawidłowo wystawić i jak to wygodnie zrobić w programie Faktura VAT 2022.
Dokumenty KP, KW – kiedy wystawiane?
Dowody kasowe stanowią potwierdzenie wydania gotówki z kasy lub przyjęcia jej do kasy. Druk KW jest dowodem (potwierdzeniem) wydania środków pieniężnych z kasy, natomiast dokument KP – przyjęcia ich do kasy. To wygodne rozwiązanie stosowane np. przy przyjmowaniu należności od kontrahentów przez przedstawicieli handlowych danej firmy. Stanowi zastępczy dowód kasowy potwierdzający wpłatę lub wypłatę gotówki.
Dokumenty KP i KW wystawia kasjer bądź inna osoba upoważniona przez kierownika jednostki. Dowód kasowy zawsze sporządza się w dacie wpłynięcia lub wydania gotówki.
W zależności od ustaleń danej jednostki, dokumenty KP i KW mogą być wydawane wyłącznie wtedy, gdy nie ma żadnego innego dowodu potwierdzającego obrót gotówki w kasie, lub zawsze dla tego typu operacji. Wystawianie dokumentów kasowych pozwala na bieżąco kontrolować stan gotówki w firmie. Dla kontrahentów z kolei stanowią one potwierdzenie (często jedyne) dokonania zapłaty za przyjęty towar lub usługę.
Dane na dowodach kasowych
Dokumenty KP i KW są do siebie bardzo zbliżone – zawierają w zasadzie te same dane. W związku z tym mogą być wystawiane według tego samego szablonu.
Dane, jakie powinny znaleźć się na dokumencie KP:
- dane firmy przyjmującej zapłatę (nazwa, adres, NIP) – pieczęć firmowa lub ręcznie wpisane dane,
- dane wpłacającego,
- miejscowość,
- data,
- numer kolejny KP,
- określenie, za co dana kwota została wpłacona (np. numer faktury, rodzaj usługi, zaliczka itp.),
- wartość wpłaty,
- podpis przyjmującego gotówkę.
Dane, jakie powinny znaleźć się na dokumencie KW:
- dane firmy wypłacającej gotówkę – pieczęć firmowa lub ręcznie wpisane
- informacja, komu wypłacono gotówkę (np. kontrahent, pracownik),
- miejscowość,
- data, k
- olejny numer dowodu wypłaty,
- określenie, w jakim celu wypłacono pieniądze (np. zapłata za fakturę),
- wysokość wypłaty,
- podpisy – osoby wypłacającej oraz przyjmującej gotówkę.
Dokumenty KP, KW wystawiane są w dwóch egzemplarzach. W przypadku dowodu KP oryginał przekazuje się osobie wpłacającej jako dowód uiszczenia zapłaty. Kopia pozostaje u wystawcy.
Obowiązek u ryczałtowców i nieVAT-owców
Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów dla ryczałtu nie mają obowiązku prowadzenia kasy. W związku z tym nie muszą też wystawiać dokumentów KP lub KW, choć mogą to robić.
Dokument KP dla podatników korzystających ze zwolnienia z VAT może stanowić alternatywę dla faktur zaliczkowych, których ta grupa przedsiębiorców co do zasady nie wystawia. W takim wypadku KP jest dowodem przyjęcia zaliczki – zarówno dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy.
Dokument KP może stanowić również potwierdzenie zapłaty wystawiane przez przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Należy pamiętać, że na takich podatnikach spoczywa obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.
Dokumenty KP, KW w programie Faktura VAT 2022
Przedsiębiorcy korzystający z funkcjonalnego oprogramowania finansowo-księgowego nie muszą kupować papierowych bloczków. Dokumenty wystawią w systemie. Program Faktura VAT 2022 umożliwia szybkie i proste edytowanie i drukowanie dowodów kasowych. Wystarczy na górnym pasku wybrać zakładkę „Kasa”, a następnie w zależności od potrzeb kliknąć ikonę „Druk KP” lub „Druk KW”:
W otrzymanym edytorze uzupełniamy potrzebne dane – tak by gotowe dokumenty odpowiadały wymogom określony w przepisach. Co istotne, typ dowodu kasowego można zmienić także na etapie tworzenia dokumentu (określenie operacji).
W taki sposób wygenerowany druk KW lub KP zapisujemy. W praktyce najczęściej zostaje on od razu wydrukowany w dwóch egzemplarzach.
