Ważne z punktu widzenia funkcjonowania przedsiębiorstwa, dokumenty magazynowe służą do zarządzania stanami magazynowymi. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnego programu do fakturowania z magazynem pozwalają m.in. kontrolować bieżące stany i dostępność towarów. Sprawdź, jak prawidłowo wystawić dokumenty WZ i PZ oraz jak to w prosty sposób zrobić w programie Faktura VAT 2022 PRO.
Podstawowe dokumenty magazynowe
Zasady dokumentowania obrotu magazynowego zostały określone w ustawie z 29 września 1994 o rachunkowości. Dokumenty magazynowe dzielimy ze względu na kierunek przypływu towarów na przychodowe i rozchodowe.
Dokumenty magazynowe przychodowe to:
- Przyjęcie zewnętrzne (PZ)
- Przyjęcie wewnętrzne (WZ)
- Zwrot wewnętrzny (ZW)
- Przesunięcie magazynowe (MM)
Rozchodowe to:
- Wydanie zewnętrzne (WZ)
- Rozchód wewnętrzny (WW)
- Przesunięcia międzymagazynowe (MM)
Przedsiębiorcy prowadzący uproszczoną księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów co do zasady nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji magazynowej. W praktyce jednak większość firm handlowych się na to decyduje – chociażby ze względu na rzetelną kontrolę obrotu towarów. Prowadzenie dokumentacji magazynowej jest bardzo istotne z punktu widzenia zarządzania przepływem towarów handlowych, materiałów czy produktów gotowych. Ostatecznie o prowadzeniu bądź nie magazynu decyduje właściciel firmy lub kierownik jednostki. Może też ustalić formę dokumentacji.
Przyjrzyjmy się zatem podstawowym dokumentom wykorzystywanym w działalności gospodarczej z magazynem: PZ i WZ.
Przyjęcie zewnętrzne – PZ – dane na dokumencie
Dokument PZ – przyjęcie zewnętrzne – wystawiamy przy odpłatnym lub nieodpłatnym przyjęciu towaru do magazynu. Ma szczególne znaczenie przy przyjęciach niefakturowanych – stanowi wtedy jedyną formę udokumentowania przyjęcia towaru.
Dokumenty magazynowe PZ powinny zawierać następujące dane:
- kolejny numer dokumentu
- data wystawienia
- data przyjęcia towaru/materiału
- oznaczenie towaru/materiału
- cena jednostkową
- ilość przyjętego towaru/materiału
- dane wystawiającego i dane dostawcy
- podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu
- podpis dostawcy i odbierającego
Dokument przyjęcia zewnętrznego wystawia pracownik na podstawie otrzymanego dokumentu potwierdzającego dostawę, faktury zakupu lub zamówienia.
Przyjęcie zewnętrzne – WZ – dane na dokumencie
Dokument WZ – przyjęcie zewnętrzne – stanowi niejako „odwrotność” PZ. Wystawiamy go wtedy, gdy to my odpłatnie lub nieodpłatnie przekazujemy towary z naszego magazynu do odbiorcy zewnętrznego.
Dokumenty magazynowe WZ powinny zawierać następujące dane:
- kolejny numer dokumentu
- data wystawienia
- data wydania towaru/materiału
- oznaczenie towaru/materiału
- cena jednostkową
- ilość wydanego towaru/materiału
- dane wystawcy i odbiorcy
- podpis osoby upoważnionej do wystawiania WZ
W wielu przypadkach WZ służy do wstępnego dokumentowania sprzedaży, np. gdy przedstawiciel handlowy nie ma możliwości w danym momencie wystawienia faktury. Przy czym do każdej WZ należy wystawić fakturę w nieprzekraczalnym terminie 7 dni.
Ważne! Dokumenty magazynowe PZ i WZ nie podlegają opodatkowaniu VAT, nie generują obowiązku płatności ani nie wymagają wykazania w rejestrach VAT. Nie są też dowodami księgowymi. Służą one wyłącznie do aktualizowania stanów magazynowych.
Dokumenty magazynowe w programie Faktura VAT 2022
Nowoczesny system finansowo-księgowy Faktura VAT 2022 w wersji PRO pozwala na sprawne i efektywne zarządzanie magazynem. Aby wystawić podstawowe dokumenty magazynowe – PZ i WZ – wystarczy wybrać zakładkę „Magazyn”, a następnie kliknąć w odpowiednią ikonę:
Otworzy się praktyczny edytor z dostępem m.in. do kartoteki towarów i usług, cenników, odbiorców itd. Po uzupełnieniu niezbędnych pól wystarczy kliknąć „Zapisz”:
Dokument można od razu wydrukować lub zapisać w formacie elektronicznym. Tak sporządzony spełnia wszystkie aktualne wymagania ustawodawcy.
