Faktura kosztowa to podstawowy dokument pozwalający na księgowanie kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym. Aby spełniała warunki do uznania ją za dowód księgowy, musi posiadać odpowiednie elementy. Sprawdź, jak prawidłowo księgować faktury kosztowe i jak zrobić to w programie Faktura VAT 2025 PRO.
Czym jest faktura kosztowa
Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ponosi w związku z nią wydatki. Jeśli służą one uzyskaniu lub utrzymaniu źródeł przychodu, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Koszty te pomniejszają wysokość dochodu, a co za tym idzie podatku dochodowego do zapłaty. Przepisy wyznaczają jednak pewne wyjątki – towary i usługi, których nabycie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, zostały wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W definicji kosztu zawiera się m.in. jego prawidłowe udokumentowanie. Faktura kosztowa dokumentuje wydatki, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Stanowi podstawę pomniejszenia dochodu, a co za tym idzie ostatecznej kwoty podatku dochodowego.
Dane na dokumencie
Faktura kosztowa to dokument wystawiony w formie papierowej lub elektronicznej, stanowiący potwierdzenie dokonania transakcji – zakupu towarów lub skorzystania z usługi.
Prawidłowo wystawiona faktura kosztowa powinna zawierać następujące dane:
- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
- data dokonania sprzedaży,
- cena jednostkową kupowanego towaru lub usługi bez podatku,
- podstawa opodatkowania,
- stawka i kwota podatku,
- kwota należności,
- dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Faktura kosztowa zawierająca powyższe informacje może zostać zaksięgowana w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz ujęta w rejestrach VAT. Podatnicy VAT czynni mają prawo do pomniejszenia należnego podatku od towarów i usług o VAT naliczony na fakturze kosztowej.
Faktura otrzymana w opóźnieniem – czy można ją zaksięgować?
Na gruncie przepisów o VAT odliczenie podatku możliwe jest w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy lub w dwóch następujących po nim okresach rozliczeniowych (dot. rozliczeń kwartalnych, w przypadku rozliczeń miesięcznych są to 3 miesiące). W praktyce zdarza się jednak, że kontrahent dostarczy fakturę z dużym opóźnieniem, dokument zgubi się lub z innych przyczyn zostanie zaksięgowany po tym terminie.
W takiej sytuacji przedsiębiorcy nieraz zastanawiają się, czy wciąż mają prawo do odliczenia VAT od faktury zakupowej. Szukając odpowiedzi na to pytanie warto przypomnieć sobie ważną zasadę: odliczenia można dokonać nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano fakturę lub dokument celny.
Możliwość odliczenia VAT z faktury kosztowej zależy więc od faktycznego momentu, w którym podatnik otrzymał dokument. Ale uwaga! Sytuacja, gdy dostarczona na czas faktura nie została zaksięgowana z nieuwagi nabywcy, nie pozbawia go prawa do odliczenia – nawet jeśli minął wspomniany wcześniej okres.
W takim wypadku jednak odliczenia należy dokonać na zasadzie korekty. Konieczne jest wtedy skorygowanie części deklaracyjnej i ewidencyjnej pliku JPK_V7. Korekty można dokonać w dowolnym miesiącu, w którym faktura zostanie zaksięgowana. Nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od końca roku, w którym powstało prawo do obniżenia podatku naliczonego.
Faktura kosztowa w programie Faktura VAT 2025 PRO
Księgowanie kosztów okazuje się znacznie prostsze, gdy korzystasz z funkcjonalnego oprogramowania finansowo-księgowego, takiego jak Faktura VAT 2025 PRO. Aby dodać w programie nową fakturę kosztową, wystarczy z zakładki „Faktury” lub menu głównego wybrać „Nowy dokument” -> „Zakupu”.
W uzyskanym oknie pojawi się pięć rodzajów dokumentów zakupu do wyboru. Wybierz ikonę „Faktura zakupu” i kliknij OK. Pojawi się czytelny edytor, w którym w łatwy i szybki sposób uzupełnisz potrzebne dane lub wybierzesz je z kartotek.
Tak przygotowana faktura kosztowa stanowi pełnoprawny dokument będący podstawą do obniżenia przychodu o poniesione kwoty. Wersja Faktura VAT 2025 PRO pozwala na prowadzenie rozliczeń księgowych.
