Dnia 1 stycznia 2022 r. ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wraz z nim funkcjonować zaczęła faktura ustrukturyzowana – wariant faktury elektronicznej odpowiadający ścisłym wymogom określonym przez ustawodawcę. Jak wygląda nowa e-faktura i czym różni się od tradycyjnych dokumentów?
Spis treści:
- Czym jest faktura ustrukturyzowana XML?
- Uprawnienia do korzystania z KSeF
- Jakiego dokumentu nie prześlesz przez KSeF?
- Korzyści z nowego rozwiązania
- Faktura ustrukturyzowana – od kiedy obowiązkowa?
- Faktura ustrukturyzowana w praktyce
- Wysyłka i odbiór dokumentów
- Faktury ustrukturyzowane w programie Faktura VAT 2022
- Eksport faktury z programu Faktura VAT do formatu KSeF XML
- Jak wyeksportować faktury do formatu KSeF XML?
Czym jest faktura ustrukturyzowana XML?
W polskim systemie gospodarczym faktury elektroniczne – przesyłane najczęściej w formie pliku PDF – oficjalnie funkcjonują już od kilku lat. Faktura ustrukturyzowana idzie o krok dalej – to dokument posiadający ustrukturyzowany format XML. Schemat ten został zamieszczony na oficjalnej stronie internetowej Ministerstwa Finansów już w 2021 roku. W praktyce wystawianie faktur ustrukturyzowanych od strony przedsiębiorcy nie różni się znacząco od tradycyjnego fakturowania. Zmienia się za to kanał komunikacji na linii sprzedawca – nabywca.
Faktury ustrukturyzowane oraz Krajowy System e-Faktur to rozwiązania wprowadzone mocą następujących aktów prawnych:
- Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481)
Czym różni się faktura ustrukturyzowana od tradycyjnej faktury elektronicznej (przesyłanej pomiędzy kontrahentami np. w formacie PDF)? Faktura ustrukturyzowana zawiera dane ściśle określone przez regulacje prawne – znajdują się one w schemacie e-faktury. Każdy taki dokument ma ten sam format (xml) oraz wygląd. Dzięki temu system ma możliwość automatycznego odczytania oraz przetworzenia znajdujących się w niej informacji.
Fakturę ustrukturyzowaną wystawiamy bezpośrednio w platformie KSeF lub w systemie finansowo-księgowym dostosowanym do nowych wymogów. W praktyce większość przedsiębiorców korzysta z tej drugiej możliwości. Wystawiona w programie faktura ustrukturyzowana trafia do systemu KSeF, gdzie jest analizowana, sprawdzana pod kątem poprawności i zgodności ze schematem logicznym, dostaje numer identyfikujący i trafia do odbiorcy. Dokumentów tego typu zasadniczo nie przesyła się pomiędzy przedsiębiorcami.
Aby podatnik mógł wystawiać faktury ustrukturyzowane w systemie finansowo-księgowym, program ten musi być zintegrowany z KSeF dzięki interfejsowi API. Zaktualizowanie oprogramowania to zadanie, które ustawodawca postawił przed producentami.
Przesłanie faktury ustrukturyzowanej do kontrahenta wymaga uzyskania jego zgody. Aby taki kanał komunikacji stał się możliwy, odbiorca faktury musi zarejestrować się w systemie KSeF. Jeśli tego nie zrobi, sprzedawca prześle mu e-fakturę drogą tradycyjną, np. pocztą elektroniczną.
Nawet jeśli kontrahenci ustalą przekazywanie pomiędzy sobą faktur ustrukturyzowanych, wystawca ma prawo dodatkowo przesłać taki dokument odbiorcy np. drogą mailową w formie pliku PDF lub wydrukować i przekazać w formie papierowej.
A co wtedy, gdy podatnik wystawia faktury ustrukturyzowane, ale jego kontrahent nie chce korzystać z KSeF? W takim wypadku nadal może wystawiać je w systemie. Dokument taki otrzyma numer identyfikujący i będzie przechowywany przez 10 lat. Sprzedawca jest jednak zobowiązany przekazać ją nabywcy w inny sposób, poza systemem, np. mailowo.
Uprawnienia do korzystania z KSeF
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie dostępne dla większości polskich podatników. Uprawnienia do korzystania z niego mają nie tylko czynni podatnicy VAT, ale też podmioty korzystające ze zwolnienia z tego podatku, a także zidentyfikowani do szczególnej procedury unijnej OSS posiadający polski numer NIP. Co więcej, z systemu skorzysta organ egzekucyjny lub osoba fizyczna, jeśli zostanie wskazana przez podatnika w tzw. zawiadomieniu ZAW-FA (Zawiadomienie o nadawaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur). Wymaga to jednak uwierzytelnienia, którego zasady zostały określone w rozporządzeniu.
Użytkownikom systemu KSeF zostają nadane różne uprawnienia, np. właścicielskie, do wystawiania faktur, do dostępu do faktur, do samofakturowania, do nadawania uprawnień, dla komorników, organów egzekucyjnych itd.
Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych wymaga uwierzytelnienia. Istnieje kilka różnych sposobów na potwierdzenie swojej tożsamości w systemie. Najpopularniejsze to Profil Zaufany, Podpis Kwalifikowany, Pieczęć Kwalifikowana, Podpis Kwalifikowany bez numeru PESEL bądź NIP, Token autoryzacyjny itp.
Rozpoczęcie użytkowania systemu KSeF wymaga nadania wybranej osobie uprawnień i przeprowadzenia autoryzacji.
Jakiego dokumentu nie prześlesz przez KSeF
Niektóre dokumenty zostały wyłączone z obiegu w Krajowym Systemie e-Faktur. W formie ustrukturyzowanej nie można wystawić faktur RR – dokumentujących nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych. Nie skorzystamy z systemu także dla faktur pro-forma, które tak naprawdę nie dokumentują transakcji i nie są dowodami księgowymi, stanowią raczej propozycję współpracy niż fakturę.
Nie można też wystawić not korygujących w formie ustrukturyzowanej. Trzeba je sporządzić i przekazać odbiorcy poza systemem KSeF – zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Korzyści z nowego rozwiązania
Resort finansów nie ukrywa, iż zasadniczym celem wprowadzenia systemu KSeF jest ułatwienie kontroli prawidłowości rozliczeń podatników, a co za tym idzie szybsze i sprawniejsze wykrywanie nadużyć. Jednak nie da się ukryć, iż wystawianie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych niesie ze sobą korzyści także dla samych przedsiębiorców.
Faktura ustrukturyzowana pozwala na pełną automatyzację księgowań – proces, który nie był możliwy przy tradycyjnych fakturach elektronicznych. Z taką zmianą wiąże się ograniczenie do minimum czynnika ludzkiego przy wykonywaniu rozliczeń, a co za tym idzie wyeliminowanie ryzyka błędów, a także znaczące skrócenie czasu księgowań. Standaryzacja wzoru faktury uprości nie tylko księgowania, ale też rozliczenia wzajemne kontrahentów.
Odchodzi też obowiązek przechowywania faktur przez 5 lat – system KSeF będzie je archiwizował znacznie dłużej, bo aż przez 10 lat. Przy czym podatnik będzie miał cały czas dostęp do swoich dokumentów. Archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur to też zwiększone bezpieczeństwo danych. Przedsiębiorca ma pewność, że jego dokumenty nie zginą, nie ulegną zniszczeniu, a jego kontrahent nie będzie miał pokusy twierdzenia, że „faktura do niego nie dotarła”, by odwlec dokonanie płatności. Z systemem KSeF nie ma żadnych wątpliwości, że faktura do odbiorcy dotarła. W praktyce znika też konieczność wystawiania duplikatów faktur – z systemem KSeF nie jest to konieczne, ponieważ raz wysłana faktura ustrukturyzowana jest zawsze dostępna w systemie.
Przedsiębiorca, który w danym okresie rozliczeniowym wystawi wyłącznie faktury ustrukturyzowane XML, może skorzystać z szybszego zwrotu podatku VAT. To rozwiązanie ma bezpośrednio zachęcić firmy do korzystania z faktur ustrukturyzowanych jeszcze przed 2024 rokiem. Skrócony do 40 dni czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z urzędu skarbowego przysługuje tym przedsiębiorcom, którzy zdecydują się korzystać wyłącznie z Krajowego Systemu e-Faktur. Korzystanie z faktury ustrukturyzowanej to dla podatnika także jeszcze jeden obowiązek mniej. Ze względu na to, że dokumenty są cały czas w systemie, dostępne dla organów podatkowych, zniknie wymóg przesyłania faktur na żądanie fiskusa w formie pliku JPK_FA.
Faktura ustrukturyzowana – od kiedy obowiązkowa?
Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorca ma wybór: może wystawiać faktury papierowe, tradycyjne faktury elektroniczne lub faktury ustrukturyzowane. Ministerstwo Finansów dąży jednak do tego, aby od 2025 r. trzecie z wymienionych rozwiązań stało się obowiązkowe dla wszystkich podatników.
Ważne! Rada Unii Europejskiej w czerwcu 2022 roku podjęła decyzję o wprowadzeniu obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych oraz korzystania z systemu KSeF (fakturowanie elektroniczne) od 1 stycznia 2024 roku!
Przed producentami oprogramowania stoi więc zadanie zintegrowania oferowanych systemów finansowo-księgowych z rządową platformą. Podatnicy korzystający z nietypowych lub przestarzałych rozwiązań będą musieli zaopatrzyć się w odpowiedni program.
Faktura ustrukturyzowana w praktyce
Jak wygląda posługiwanie się fakturami ustrukturyzowanymi? Bardzo podobnie, jak przy wystawianiu tradycyjnych dokumentów. Użytkownik wystawia dokument w swoim systemie finansowo-księgowym, dostosowanym do nowych warunków i współpracy z KSeF. Faktura jest zgodna z ze strukturą logiczną FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych – CRWDE na platformie ePUAP.
Faktura otrzymuje kolejny, dedykowany numer, w celu oznaczenia jej i przesłania nabywcy. W tym momencie następuje jej automatyczne udostępnienie odbiorcy – dokument zostaje uznany za dostarczony i otrzymany. Momentem wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest dzień wysłania jej do systemu KSeF.
Jeśli z powodu błędów formalnych lub innych przyczyn e-faktura zostanie przez system odrzucona, nie zostanie dostarczona do kontrahenta i nie otrzyma numeru identyfikującego. Traktowana jest jako niewysłana. Użytkownik może ją poprawić i przesłać ponownie. Jeśli tym razem spełni wymagania, zostanie jej nadany numer i zostanie przekazana odbiorcy. W takiej sytuacji dniem wystawienia faktury nie będzie dzień pierwotnego wysłania, ale dzień, w którym została zaakceptowana i nadano jej numer identyfikujący.
Ważne! Raz przesłanej faktury ustrukturyzowanej (o ile zostanie zaakceptowana przez system) nie można już ani cofnąć, ani poprawić. Oczywiście nie pozbawia to podatnika możliwości skorygowania sprzedaży. w tym celu może wystawić fakturę korygującą (również w postaci ustrukturyzowanej). Korekta taka zawiera numer faktury pierwotnej. Co istotne, nie można tego zrobić poza systemem KSeF. Nie można też w ten sposób skorygować faktur wystawionych poza nim.
Wysyłka i odbiór dokumentów
Jak obieg faktur ustrukturyzowanych wygląda od strony technicznej? Po zweryfikowaniu podmiotu wystawiającego dokument system przesyła fakturę lub paczkę faktur przez API. Po pozytywnej weryfikacji podmiotu oraz zgodności faktury ze schematem xml, nadaje i zwraca unikatowy numer identyfikujący. Na koniec wystawca otrzyma Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
Proces odbierania faktur ustrukturyzowanych przebiega bardzo podobnie. W tym wypadku również konieczna jest weryfikacja – posiadanie uprawnień i uwierzytelnienie. Gdy przebiegnie pomyślnie, użytkownik zyska dostęp do wystawionych dla niego dokumentów.
Faktury ustrukturyzowane w programie Faktura VAT 2025
Praktyczny system finansowo-księgowy Faktura VAT 2025 jest na bieżąco aktualizowany i dostosowywany do wymogów ustawodawcy. Gdy tylko pojawi się możliwość rzeczywistego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, każdy użytkownik będzie mógł zarejestrować się na platformie i wystawiać oraz odbierać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem programu Faktura VAT 2025.
Eksport faktur z programu Faktura VAT do formatu ustrukturowanego KSeF XML
Za pomocą programu Faktura VAT możesz wyeksportować swoje dokumenty do formatu zgodnego z Krajowym Systemem e-Faktur. Wyeksportowany dokument można w prosty sposób zaimportować w Krajowym Systemie e-Faktur
Jak wyeksportować faktury do formatu KSeF XML?
Przed przystąpieniem do eksportu dokumentów upewnij się, że wypełniłeś/aś na fakturze odpowiednie pola:
⦁ numer faktury
⦁ miejsce i data wystawienia faktury
⦁ data sprzedaży
⦁ imię i nazwisko lub nazwa firmy sprzedawcy
⦁ NIP sprzedawcy
⦁ ulica i numer sprzedawcy
⦁ kod pocztowy i miejscowość sprzedawcy
⦁ kraj sprzedawcy
⦁ imię i nazwisko lub nazwa firmy nabywcy
⦁ NIP nabywcy (opcjonalnie)
⦁ ulica i numer nabywcy
⦁ kod pocztowy i miejscowość nabywcy
⦁ kraj nabywcy
⦁ nazwa pozycji na fakturze
⦁ jednostka pozycji na fakturze
⦁ cena netto pozycji na fakturze
⦁ VAT (%) pozycji na fakturze
⦁ płatność
Na swojej liście faktur zaznacz fakturę lub faktury, które chcesz wyeksportować.
Następnie kliknij Eksport i wybierz Eksport KSeF XML.
Poczekaj, aż system przetworzy żądanie i pobierz gotowy plik na swój komputer!
Jak zaimportować plik do Krajowego Systemu e-Faktur?
po zapisaniu pliku archiwum efakturyksef.zip z fakturami w formacie xml FA(1)
kliknij OK aby przejść do Krajowego Systemu e-Faktur
https://ksef.mf.gov.pl/web/login
⦁ Zaloguj się do swojego profilu zaufanego, bądź potwierdź tożsamość podpisem
kwalifikowanym.
⦁ Uwierzytelnij swoje dane.
⦁ Po zalogowaniu wgraj plik e-faktury i poczekaj, aż system ją zaakceptuje.
Źródło: https://www.gov.pl/
