Faktura VAT – wzór, rodzaje i wystawianie faktur

W wielu firmach wystawianie faktur to codzienny obowiązek, który poświadcza dokonanie transakcji. Sprzedający, będący płatnikiem podatku VAT musi wypisać stosowny dokument. Faktura VAT musi zawierać konkretne dane. Z obowiązku jej wystawiania zwolnieni są przedsiębiorcy, rozliczający się według innych metod, którzy do zamówień dołączają paragony. Odbiorcami faktur są przedsiębiorstwa i Klienci prywatni, o ile wyrażą takie życzenie.

Faktura VAT – na czym polega fakturowanie?

Proces, jakim jest wystawienie faktury, polega na szczegółowym rozpisaniu wartości zamówienia, z uwzględnieniem tego, kto jest stroną transakcji, jaka jest cena brutto i netto towaru lub usługi oraz wartość podatku do odprowadzenia. Ten rodzaj rozliczania dotyczy osób, które są płatnikami VAT i w taki sposób rozliczają się z Urzędem Skarbowym. O sposobie regulowania obowiązku prawnego każdy przedsiębiorca decyduje przy zakładaniu firmy.

Podstawowe zasady fakturowania

Wprawny przedsiębiorca nie ma większych trudności, gdy potrzebna jest faktura VAT. Mimo wszystko wiele firm zleca to zadanie wewnętrznym działom księgowym lub zewnętrznym firmom zajmującym się obsługą kadrowo-płacową. Powszechną (i tańszą) praktyką jest też korzystanie z niezawodnych programów do fakturowania dostępnych online.

Faktura vat wzór – Dane na fakturze VAT

Jeżeli faktura VAT ma być zgodna z prawem, musi zawierać pełne dane sprzedającego i kupującego, czyli:

• imię i nazwisko lub/i nazwę firmy,
• numer NIP, DO lub pesel (w przypadku klientów indywidualnych),
• pełny adres,
• numer rachunku sprzedającego.

W przypadku niepewności co do tego, czy kontrahent rzeczywiście istnieje i udostępnia prawdziwe dane, można skorzystać z danych zawartych w bazie GUS. Warto zrobić to, zanim przejdziesz do wystawienia faktury.

Faktura VAT we właściwym terminie

Osoby, na których ciąży obowiązek wystawienia faktury, muszą to zrobić w określonym czasie. Standardowo nieprzekraczalnym terminem jest 15 dzień kolejnego miesiąca, po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż. Jednak art. 106i ust. 1 ustawy o VAT przewiduje pewne odstępstwa od tej reguły.

I tak, firmy działające w branży remontowej, budowlanej i montażowej mają 30 dni od momentu wykonania pracy, aby wystawić fakturę. Drugim wyjątkiem jest branża wydawnicza. Faktura VAT w przypadku firm zajmujących się drukowaniem książek musi zostać wystawiona w ciągu 90 dni.

Które elementy na fakturze są obowiązkowe, a które nie?

Przepisy polskiego prawa jednoznacznie definiują, jakie dane powinna zawierać faktura VAT. Warto uważnie prześledzić dokument, aby żadne z obowiązkowych pól nie zostało puste. Może to znacznie opóźnić rozliczenie, a także zwrot podatku VAT.

Do obligatoryjnych elementów należą:

• numer faktury oraz data jej wystawienia (i data realizacji usługi),
• dane sprzedającego i kupującego — imiona, nazwiska, nazwy firm, numery NIP, adresy,
• nazwa towaru lub usługi, których faktura VAT dotyczy,
• liczba produktów lub zakres usług,
• cena netto każdego produktu lub usługi, a także wartość sumaryczna zamówienia z wyszczególnioną stawką podatku,
• kwotę, jaką finalnie musi uiścić kupujący.

Nie jest konieczne, aby na fakturze znalazły się informacje o:

• rabatach (o ile produkt czy usługa zostały sprzedane w cenie regularnej),
• terminie płatności i sposobie, w jaki zostanie uiszczona (gotówka, przelew),
• dodatkowe uwagi,
• odwrotne obciążenie (o ile dotyczy),
• procedurę marży (dla wybranych branż).

Finalny wygląd dokumentu zależy przede wszystkim od tego, co jest jego przedmiotem i w jakiej branży działa firma występująca w roli sprzedawcy.

Faktura VAT – kiedy można anulować, a kiedy skorygować?

Zdarza się, że faktura VAT zawiera błąd. Ustawodawca dopuszcza możliwość jej skorygowania. Dzięki temu nie ma konieczności ponownego wystawiania dokumentu. Korekta dotyczy takich sytuacji jak obniżenie ceny towaru czy usługi, zwrot produktów, pomyłka w kwocie lub wartości podatku.

Nowa faktura powinna zawierać nagłówek informujący o tym, że jest korektą oraz pozostałe obligatoryjne dane, tj. numer (nowy), datę (bieżącą), informacje o rodzaju, wartości, liczbie towarów, a także powód, dla którego wprowadza się poprawki. Rozliczenie takiej faktury VAT powinno odbyć się z datą pierwotną (o ile przyczyną był błąd) lub obecną (jeśli przyczyną była reklamacja lub zwrot).

Mniej popularną i nieregulowaną zapisami prawa praktyką jest anulowanie dokumentów. Można rozważyć ją tylko w sytuacji, gdy nie doszło do finalizacji transakcji i faktura nie trafiła w ręce kupującego.

Rodzaje faktur

Aby proces wystawienia faktury przebiegł sprawnie, warto wiedzieć, jakie są jej rodzaje. Przedsiębiorca odprowadzający podatek VAT może wystawić fakturę:

• sprzedażową – potwierdzającą sprzedaż towaru lub wykonanie usługi, z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych informacji (data, kwota, wysokość podatku),
• zaliczkową – w przypadku, gdy kupujący zapłacił część z umówionej kwoty na poczet realizacji zamówienia,
• korygującą – gdy doszło do pomyłki w oryginalnym dokumencie lub nie uwzględnił on sumy rabatów czy upustów.

Wystawienie faktury w każdym z przypadków wymaga umieszczenia na nich obligatoryjnych danych dotyczących stron transakcji oraz informacji o przedmiocie transakcji.

Faktura VAT – dwa egzemplarze u nabywcy

Zazwyczaj fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich powinien trafić do dokumentacji firmy, a drugi w ręce kupującego. W sytuacji, gdy dojdzie do pomyłki i faktura VAT, zarówno kopia, jak i oryginał trafią w ręce nabywcy, wówczas można poprosić i jej zwrot lub wystawić duplikat. Bez względu na okoliczności, płatnik nie zostaje zwolniony z obowiązku uiszczenia należnej kwoty podatku.

Otrzymanie kopii faktury a możliwość odliczenia VAT

Ze względu na to, że obecnie nie ma już rozróżnienia dokumentów na kopie i oryginały, nie ma znaczenia, jaka faktura VAT trafi w ręce sprzedawcy. W każdej sytuacji, posiadając ważny i dobrze wypełniony dokument, może on ubiegać się o zwrot należnej kwoty.

Wpłata zaliczki, która nie została udokumentowana fakturą

W celu zabezpieczenia interesów kupującego i sprzedającego stosuje się zaliczkę. Wtedy wystawienie faktury właściwej poprzedza dokument potwierdzający wpłatę części ustalonej kwoty. Osoby, które unikają tego obowiązku, mogą narazić się na konsekwencję prawną, jaką jest kara grzywny.  

Jednak firmy działające w branży związanej m.in. z dostawą energii, gazu czy usług telekomunikacyjnych nie muszą egzekwować tego przepisu. Zapisy art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego z dnia 10 września 1999 r. nie odnoszą się też do usług najmu, dzierżawy, leasingu, usług związanych z ochroną i wywozem nieczystości, a także obsługą prawną.

Faktura VAT przy braku paragonu

Gdy potrzebna jest faktura VAT, kupujący musi zachować paragon. W przypadku jego zagubienia można zgłosić się do sprzedawcy z prośbą o odszukanie transakcji w systemie. Zlokalizowanie jej w archiwum czy na podstawie okazanego potwierdzenia z terminala płatniczego jest podstawą do pozytywnego rozpatrzenia prośby kupującego (jeżeli od momentu sprzedaży nie upłynęły jeszcze trzy miesiące).

Termin wystawiania faktury, a obowiązek VAT

Termin wystawiania faktur jest narzucony z góry. Do 15 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu wykonania usługi lub sprzedaży towaru (z wyjątkiem branży wydawniczej i budowlanej, gdzie terminy są dłuższe) należy sporządzić dokument. Płatność VAT na podstawie złożonego formularz przypada na 25 dzień miesiąca. Jeżeli firma rozlicza się kwartalnie, wówczas tym terminem jest 25 dzień miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Dla grupy osób, która w wersji elektronicznej rozlicza VAT UE obowiązującą datą również jest 25. Ten dzień jest graniczny, jeśli chodzi też o wysyłkę plików kontrolnych.

Zakończenie usługi, dostawa towaru a termin faktury

Każde z tych pojęć dotyczy czegoś innego:

• zakończenie usługi może dotyczyć finalizacji całego zamówienia lub tylko jednego etapu (zgodnie z ustaleniami),
• dostawa towaru odnosi się do sytuacji, w której kupujący nabył przedmiot, a na sprzedającym zaciążył obowiązek podatkowy,
• termin faktury, czyli przewidywany czas dostarczenia towaru, który został sprzedany na podstawie umowy kupna-sprzedaży, gdy zamówienie zostało złożone.

Warto wiedzieć więcej o tym, jaka powinna być prawidłowo wystawiona faktura VAT oraz jak przeprowadzić zgodną z prawem, rzetelną i przejrzystą dla każdej ze stron transakcji.

Zasada rozliczenia podatku dochodowego

Ten element nie dla wszystkich przedsiębiorców jest zrozumiały. Dlatego znaczna część z nich wystawianie faktur powierza swoim księgowym lub korzysta z programów do fakturowania. Ogólna zasada rozliczania podatku dochodowego zakłada kilka kroków:

1. Odliczenie kosztów od kwoty przychodu wykazanej na początku roku.
2. Odliczenie od kwoty dochodu poniesionych strat (jeśli są) i składek na ubezpieczenie zdrowotne.
3. Pomnożenie uzyskanej kwoty przez obowiązującą dla danego podmiotu stawkę podatku.
4. Odliczyć od tej wartości zapłacone zaliczki.
5. Zaokrąglić kwotę finalną – to wysokość podatku do uiszczenia w US.

Elektroniczne dostarczanie faktur

Wraz z postępem technologicznym, obecnie faktura VAT może być wystawiona online i w ten sam sposób przesłana kontrahentowi. Tzw. e-faktura może zostać zapisana w dowolnym formacie elektronicznym, z zastrzeżeniem, że nie będzie dostępna do edycji. To znacznie skraca czas wystawienia dokumentu, ponieważ można bazować na zapisanych wzorach lub korzystać z gotowych egzemplarzy oferowanych przez programy do fakturowania. Taka faktura powinna pozostawać czytelna, a także uzupełniona o obligatoryjne dane. Priorytetem jest jej autentyczność oraz integralność.

Fakturowanie za pomocą programu

Mimo licznych regulacji prawnych, w żadnej z ustaw nie ma wzmianki o tym, w jaki sposób dokonać wystawienia faktury. Można to robić nawet ręcznie, ale spora część nowoczesnych firm decyduje się na korzystanie z wygodnych programów. Po uzupełnieniu wszystkich danych automatycznie wyświetla się suma, stawka podatku oraz inne informacje, których samodzielne liczenie jest czasochłonne. Dużą zaletą jest opcja włączenia autouzupełnienia czy zapisania danych w pamięci systemu. Dzięki temu czas potrzebny na wystawienie faktury w przyszłości znacznie się skraca. Zminimalizowane zostaje też ryzyko wystąpienia błędu, co jest zasługą walidacji. Dzięki temu ze wsparcia programów korzystają zarówno początkujący, jak i doświadczeni przedsiębiorcy. 

Faktura VAT – czy trzeba ją drukować?

Jej elektroniczna wersja nie wymaga drukowania, ale nie ma przeszkód, żeby przedsiębiorca – jako podatnik VAT – zdecydował się na taki krok. Można je przechowywać albo w formie papierowej, albo w komputerowych bazach danych. Ważne jest, aby każdy taki dokument znajdował się w księgach rachunkowych przynajmniej przez pięć lat od upływu roku, w którym doszło do wystawienia faktury. Trzeba też mieć świadomość, że fakturowanie musi odbywać się każdorazowo po dokonaniu transakcji na rzecz klientów. Nie musisz martwić się o wystawienie faktury dla prywatnych konsumentów, którzy otrzymują paragon wskazujący na wartość należnego podatku VAT.

Obawiasz się, że samodzielne wystawianie faktur sprawi Ci zbyt dużo problemów? W takim razie powinieneś skorzystać z naszej oferty programów pozwalających na szybkie i poprawne wystawienie faktury.

onieczne okazuje się także opatrzenie dokumentu numerem oraz datą stworzenia.Wystawienie faktury musi nastąpić w wyznaczonym terminie, którym zazwyczaj jest połowa następnego miesiąca po upływie poprzedniego, w którym doszło do realizacji transakcji.

Czy do prawidłowego wystawienia faktury potrzebne są podpisy kontrahentów?

Polskie prawo nie przewiduje takiej konieczności, choć zawierająca je faktura VAT zyskuje na wiarygodności i może później stanowić dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym. Zwykle elektroniczne wystawianie faktur nie wiąże się z ich sygnowaniem przez strony. Natomiast dokumentacja w formie papierowej zawiera nie tylko podpisy dostawców oraz biorców towarów i usług, ale także ich firmowe pieczątki. Niemniej jednak obecność tych elementów lub ich brak nie wpływa w żaden sposób na ważność faktury VAT.

Jak można sobie ułatwić fakturowanie?

W mikro- i małych przedsiębiorstwach ręczne tworzenie i fakturowanie nie powinno stanowić większego problemu. Inaczej rzecz ma się z większymi podmiotami gospodarczymi – z dużą liczbą klientów. W tym przypadku czynność samodzielnego wystawienia faktury okazuje się żmudna i zbyt czasochłonna. Takim firmom zaleca się zakup specjalnego oprogramowania umożliwiającego automatyczne i szybkie wystawienie faktury.

Korzystając z programów komputerowych do wystawienia faktury, podatnik VAT może efektywnie ustrzec się przed popełnieniem błędów albo błyskawicznie je skorygować. Szczególnie szybko i prosto przebiega fakturowanie dla stałych odbiorców. Wówczas dochodzi do automatycznego generowania druków ze stosownymi danymi – zaktualizowanymi zgodnie z bieżącą potrzebą. Szybko, poprawnie i skutecznie – tak właśnie można wystawić fakturę dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu.