Przyjmowanie zaliczek jest powszechną praktyką, która pozwala przedsiębiorcy zyskać część środków na realizację dostaw lub usług. Otrzymanie takiej przedpłaty wymaga odpowiedniego udokumentowania. Służy do tego faktura zaliczkowa. Kiedy należy ją wystawić, jak powinna wyglądać i jak zrobić to wygodnie w programie Faktura VAT 2021?
Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową
Na gruncie podatku VAT, przyjęcie zaliczki, nazywanej też przedpłatą, rodzi obowiązek podatkowy z chwilą jej otrzymania. Oznacza to, iż – podobnie jak w przypadku dostawy towaru lub wykonania usługi – przedsiębiorca musi wystawić fakturę zaliczkową najpóźniej 15.dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym taką należność przyjął. Dotyczy to zarówno sytuacji, w której sprzedawca otrzymał od nabywcy część zapłaty, jak i przypadków, gdy uregulowana została całość należności.
Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej dotyczy transakcji zawieranej między podatnikami. Jeśli przedpłatę uzyskamy od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, musimy udokumentować ją paragonem. Fakturę wystawia się wtedy na żądanie konsumenta, przy czym nie zwalnia to sprzedawcy od obowiązku wystawienia paragonu z kasy fiskalnej.
Niektórych czynności nie trzeba dokumentować fakturami zaliczkowymi. Dotyczy to:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
usług: - dzierżawy, najmu i leasingu
- ochrony osób jak i ochrony, dozoru i przechowywania mienia
- świadczenia obsługi biurowej oraz prawnej
- telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych
Dane na dokumencie
Forma faktury zaliczkowej została uregulowana przepisami. Informacje o tym, jakie dane powinny znaleźć się na takim dokumencie, znajdziemy w art. 106f ustawy o VAT. Są to przede wszystkim:
- Data wystawienia
- Numer kolejny, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
- Imię i nazwisko lub nazwa oraz adres podatnika
- Imię i nazwisko lub nazwa oraz adres nabywcy usługi lub towaru
- Numery identyfikacji podatkowej
- Data otrzymania zaliczki, o ile jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
- Kwota otrzymanej zapłaty
- Wartość podatku wyliczoną według wzoru: kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku)
- Dane dotyczące zamówienia lub umowy, w szczególności: nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, cena jednostkowa netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku
Podobnie jak w przypadku każdego innego dokumentu, fakturę zaliczkową można przekazać nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej.
Faktura końcowa do zaliczkowej
Po dokonaniu dostawy lub wykonaniu usługi podatnik wystawia nabywcy fakturę końcową. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zaliczka opiewała na całą wartość zamówienia. Wtedy nie ma konieczności wystawiania faktury końcowej. W pozostałych przypadkach sumę wartości towarów lub usług należy pomniejszyć o kwotę otrzymanej zaliczki, a co za tym idzie także o sumę kwot podatku wykazanego w fakturze lub fakturach zaliczkowych.
Z inną sytuacją mamy do czynienia, gdy podatnik otrzymał zaliczkę oraz dokonał dostawy towaru lub świadczenia usług w jednym okresie rozliczeniowym. W tym wypadku nie ma obowiązku wystawiania dwóch odrębnych faktur. Może wystawić jeden dokument dla całej transakcji – podstawową fakturę VAT, w której wykaże kwotę zapłaty, kwotę podatku, a także kwotę brutto zaliczki wraz z datą jej otrzymania.
Faktura zaliczkowa w programie Faktura VAT 2021
Nowoczesny program finansowo-księgowy Faktura VAT 2021 ułatwia sprzedawcy sprawne dokumentowanie różnych czynności. Aby wystawić fakturę zaliczkową, wystarczy z menu głównego wybrać ikonę „Nowy” -> „Dokument sprzedaży”, a następnie w wyświetlonym oknie wybrać „Faktura zaliczkowa” i wcisnąć „OK”.
W edytorze, który się wyświetli, wprowadzamy lub wybieramy z kartoteki wszystkie potrzebne dane. W zakładce „Podsumowanie” podajemy kwotę zaliczki:
Faktura zaliczkowa znajduje się w kartotece dokumentów. Program umożliwia proste i szybkie wystawienie do niej faktury końcowej:
