Faktury seryjne wystawiane w programie sprzedażowym to prosty i praktyczny sposób na zautomatyzowanie powtarzalnych czynności, a co za tym idzie znaczną oszczędność czasu pracowników. Sprawdź, w jakich okolicznościach sprawdza się taka funkcja i jak z niej korzystać w programie faktura VAT 2022.
Faktury seryjne – czy są zgodne z przepisami
Faktury seryjne pod względem zakresu danych, terminu wystawiania, sposobu rozliczania itd. nie różnią się niczym od standardowych faktur VAT. To dokumenty wystawiane zgodnie z aktualnymi przepisami prawa podatkowego. Tak naprawdę tworzenie faktur seryjnych to funkcja dostępna w programie do zarządzania sprzedażą. Znacząco usprawnia ona czynności związane z dokumentowaniem transakcji w firmach.
Na czym polega wystawianie faktur seryjnych
Specyfika wielu firm wymaga wystawiania dokumentów sprzedażowych o takiej samej treści do wielu kontrahentów każdego miesiąca. Tak dzieje się np. przy świadczeniu usług rozliczanych na zasadzie miesięcznego abonamentu. Czym więcej takich klientów obsługuje firma, tym więcej faktur musi wystawić. W takich okolicznościach faktury seryjne są bardzo przydatnym narzędziem.
Faktury seryjne to dokumenty o takiej samej treści, wystawiane do wielu klientów jednocześnie. Podobnie jak w przypadku każdej innej faktury, podajemy w nich m.in. datę sprzedaży, dane kontrahenta, termin zapłaty, nazwę usługi, cenę jednostkową, wartość netto, brutto itd.
Każda faktura seryjna wystawiana jest na podstawie stworzonego wcześniej i wgranego skryptu. Dzięki temu wszystkie takie dokumenty są identyczne – różnią się jedynie danymi nabywcy. Rozwiązanie to nie tylko oszczędza czas, ale też ogranicza do minimum ryzyko popełnienia błędu np. przy podawaniu ceny usługi.
Istotą faktur seryjnych jest ich indywidualizacja przy jednoczesnej automatyzacji wystawiania. Oznacza to, iż do każdego kontrahenta wysyłany jest osobny e-mail z załączoną dedykowaną fakturą.
Faktury seryjne w programie Faktura VAT 2022
Oprogramowanie do zarządzania sprzedażą Faktura VAT 2022 zostało wyposażone w bardzo praktyczny mechanizm wystawiania faktur seryjnych. Aby rozpocząć tworzenie serii dokumentów, z menu głównego zakładki „Faktury” wybieramy ikonę „Druk seryjny”:
W lewym górnym roku mamy przycisk „Wczytaj skrypt”. W tym miejscu możemy wybrać spośród wielu wcześniej przygotowanych szablonów. Dzięki temu firmy świadczące różne usługi, np. udostępniające aplikacje płatne miesięcznie, wystawiają faktury seryjne odpowiednio dla wszystkich grup klientów.
Kontrahentów wybieramy z kartotek – to również znacząco usprawnia pracę. Następnie w środkowej kolumnie wybieramy „Rodzaj dokumentu”. Co istotne, program Faktura VAT 2022 pozwala na wystawianie wszystkich typów dokumentów sprzedażowych – nie tylko standardowej faktury VAT, ale też np. faktur zaliczkowych, pro-forma, marża, metoda kasowa, a nawet Commercial Invoice czy faktur WDT i WNT.
Bardzo praktyczną funkcją jest wysyłanie faktur seryjnych mailem – automatycznie do każdego klienta, z dołączoną fakturą sprzedaży. Aby skorzystać z tej opcji, w lewym panelu zaznaczamy „Wyślij dokumenty mailem”:
W dostępnym okienku edytujemy treść maila, który zostanie wysłany do wszystkich dodanych firm.
Warto przy tym wspomnieć, iż program Faktura VAT 2022 pozwala na tworzenie nie tylko faktur seryjnych, ale też różnych innych druków. W taki sam sposób można edytować np. oferty, zamówienia czy zlecenia wewnętrzne. Automatyzacja działań z tym programem może objąć wiele różnych aspektów funkcjonowania firmy, ułatwiając pracę i pozwalając skupić się pracownikom na działaniach istotniejszych niż powtarzalne czynności, np. na pozyskiwaniu nowych klientów.
