Jak wybrać odpowiedni program do faktur z magazynem? Kompleksowe omówienie

Ręczne wystawianie faktur odchodzi w zapomnienie na rzecz zaawansowanych technologicznie narzędzi do fakturowania, które są przydatne w celu elektronicznego wystawiania dokumentów potwierdzających dokonanie transakcji. Skutecznie automatyzują pracę przedsiębiorców, a dodatkowo pomagają utwierdzić klienta w przekonaniu, że firma, z którą podejmuje współpracę jest innowacyjna. W sieci istnieją setki systemów umożliwiających fakturowanie, ale które z nich wyróżniają się na tle konkurencji? Jak wybrać odpowiedni program do faktur z magazynem? Kompleksowe omówienie

Faktura – najważniejsze informacje

Faktura jest dokumentem świadczącym o dokonaniu transakcji. Przybiera formę elektroniczną lub papierową. Musi zawierać wszystkie dane, wymagane przez ustawę, aby można go było uznać za fakturę.

Powinny się na nim znaleźć informacje tj.: numer faktury, data wystawienia, kwota należności, stawka podatku, data dokonania transakcji, całkowita wartość netto, nazwa, adres, numer NIP sprzedawcy/nabywcy, cena jednostkowa netto towaru, nazwa wykonanej usługi oraz ilość towarów lub zakres świadczonych czynności. Jednak, czy zawsze można wystawić fakturę w formie elektronicznej?

Czy zawsze można wystawić fakturę w formie elektronicznej? Co warto o tym wiedzieć?

Przedsiębiorcy, dzięki nowoczesnym technologiom, mogą potwierdzać wykonanie transakcji na różne sposoby. Elektroniczne wystawianie faktur jest stosunkowo proste i o wiele bardziej przyjemne od tradycyjnych metod.

Każdy program oferuje możliwość bezproblemowej edycji faktury i zapisania jej w pliku PDF oraz JPK_FA. Bardzo dużym atutem takich narzędzi jest możliwość prowadzenia dokumentacji w sposób elektroniczny (np. w chmurze). Dokumenty powinny być czytelne, autentyczne, a także charakteryzować się integralnością treści. Aby mieć całkowitą pewność, co do tych elementów, należy zdecydować się na profesjonalny program do faktur z magazynem. Jakimi zaletami wyróżniają się nowoczesne narzędzia do fakturowania?

·         oszczędność czasu;

·         możliwość wysłania dokumentu do kooperanta znajdującego się w dowolnym miejscu na świecie;

·         łatwość przechowywania;

·         możliwość użycia programu w chmurze;

·         łatwość w przeglądaniu i segregacji faktur.

Program do faktur z magazynem powinien być zautomatyzowany, wygodny oraz intuicyjny. Spersonalizowane narzędzia umożliwiają pobieranie danych kontrahentów z bazy GUS, automatyczne księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych oraz bezproblemowe stworzenie katalogu usług i towarów.

Nowoczesne systemy oferują również możliwość przechowywania danych w chmurze, a ponadto posiadają funkcje przewalutowania i automatycznego wyliczania poszczególnych kwot. Jak można skutecznie rozwinąć swoje przedsiębiorstwo za pomocą programu do faktur z magazynem RAFSOFT.NET?

Jak można skutecznie rozwinąć swoje przedsiębiorstwo za pomocą programu do faktur z magazynem RAFSOFT.NET?

Nowoczesny program do faktur z magazynem RAFSOFT.NET umożliwia integrację z najbardziej renomowanymi sklepami tj.: Allegro, osCommerce, Prestashop, Magneto oraz VirtueMart. Dzięki wygodnej i bardzo prostej obsłudze programu – mogą z niego bezproblemowo korzystać osoby, które dysponują małym doświadczeniem w obsłudze komputera oraz niewielką ilością czasu na co dzień. Jest to idealne rozwiązanie dla firm usługowo-handlowych (możliwość generowania plików JPK_FA). Program do faktur z magazynem RAFSOFT.NET wystawia dokumenty tj.:

·         faktura,

·         faktura MP,

·         faktura korekta,

·         nota korygująca,

·         faktura pro-form,

·         faktura marża,

·         faktura RR,

·         faktura wewnętrzna,

·         faktura eksportowa,

·         faktura zaliczkowa,

·         faktura końcowa,

·         comercial Invoice,

·         comercial Invoice pro-forma,

·         paragon,

·         rachunek,

·         faktura zakupu,

·         zamówienia od i do klienta,

·         oferty dla klientów,

·         KP i KW,

·         nota odsetkowa,

·         przelewy bankowe,

·         przelewy ZUS i US,

·         druki pocztowe w tym potwierdzenia nadania, książka nadawcza, etykiety adresowe, etykiety z kodami kreskowymi,

·         wezwania do zapłaty,

·         umowa kupna-sprzedaży.

Narzędzie umożliwia błyskawiczne wystawianie faktur poprzez automatyczne wygenerowanie danych klienta. Jest wyposażone we wbudowaną wyszukiwarkę firm z internetowej bazy GUS, automatycznie uzupełnia pola miejscowości po kodach pocztowych, a dodatkowo umożliwia klonowanie wystawionych dokumentów. Program samodzielnie tworzy cennik, listy firm oraz domyślne ustawienia po każdym zapisie dokumentu.

Za pomocą omawianego systemu można zweryfikować dokument przed jego wydrukowaniem, sprawdzić poprawność numerów rachunków, kodów pocztowych, kupującego oraz towaru. Program RAFSOFT.NET z magazynem w wersji profesjonalnej umożliwia m.in.:

·         drukowanie stanów ilościowych,

·         drukowanie spisu z natury,

·         drukowanie WZ, PZ, MM, RW,

·         drukowanie etykiet z kodami kreskowymi,

·         nadawanie cech produktom,

·         prowadzenie cennika ze zdjęciami,

·         wygenerowanie trzech poziomów cen,

·         wyliczanie marży, rabatów i upustów.

Istnieje również możliwość zapisu dokumentów do popularnych formatów tj.: PDF, HTML, JPG, XML. Wszystkie faktury da się wydrukować na koniec miesiąca i przesłać mailem do kilkuset odbiorców z listy jednocześnie. Jedną z zalet programu jest fakt, iż posiada on wbudowany moduł automatycznej aktualizacji (wymagany dostęp do sieci). Gdy zostaną wprowadzone zmiany w przepisach – narzędzie automatycznie to wykryje i będzie możliwość przeprowadzenia aktualizacji do nowszej wersji.

Ważną funkcją przedstawionego programu jest interfejs w języku polskim oraz angielskim (do wyboru). Narzędzie mogą obsługiwać osoby z innych krajów, które praktycznie nie znają języka polskiego lub firmy, a także przedsiębiorcy prowadzący biznes poza Polską. Jakie wymogi prawne mogą obowiązywać innowacyjne narzędzia do fakturowania?

Program do faktur z magazynem – wymogi prawne i ochrona danych osobowych

Przepisy wymagają, aby każdy program do faktur z magazynem był wyposażony w możliwość generowania plików JPK_FA. Są one potrzebne w celu dostarczenia ich do odpowiednich organów kontrolnych. Nowoczesne narzędzia powinny również móc generować rejestry VAT sprzedaży.

Bardzo ważne jest zabezpieczenie danych osobowych wszystkich użytkowników przez wyspecjalizowany personel obsługujący wybraną platformę. Przedsiębiorcy korzystający z licencjonowanych narzędzi nie muszą się martwić o RODO, ponieważ konieczność zabezpieczenia danych osobowych jest po stronie osób odpowiadających za dane narzędzie. Czym należy się kierować, aby wybrać dobry program do faktur z magazynem?

Czym należy się kierować, aby wybrać odpowiedni program do faktur z magazynem?

Zaawansowany technologicznie program do faktur z magazynem powinien m.in.: automatycznie pobierać dane klientów z bazy GUS, umożliwiać stworzenie katalogu towarów i usług, weryfikować kontrahentów w wywindowaniach gospodarczych, sprawdzać, czy są czynnymi podatnikami VAT, a także automatycznie księgować faktury w ewidencjach podatkowych. Jak należy to rozumieć?

1)    automatyczne pobieranie danych klientów z bazy GUS

Automatyczne pobieranie danych klientów z bazy GUS, to funkcja umożliwiająca wypełnienie informacji teleadresowych przez system, podając tylko i wyłącznie NIP firmy kooperanta. Dzięki tej opcji, można uniknąć wykonywania powtarzalnych i żmudnych czynności.

2)    stworzenie katalogu towarów i usług

Stworzenie katalogu towarów i usług jest przydatne podczas sprzedaży różnych produktów dla klientów indywidualnych lub firm. Wystarczy, że przedsiębiorca jednorazowo doda produkt do bazy z dokładną ceną netto/brutto, stawką VAT oraz nazwą, a dane zostaną zapamiętane na przyszłość. Po stworzeniu katalogu towarów i usług istnieje również możliwość weryfikacji stanów magazynowych.

3)    weryfikacja kooperantów w wywindowaniach gospodarczych

Profesjonalny program do faktur z magazynem umożliwia bezproblemową weryfikację kooperantów w wywindowaniach gospodarczych. Gwarantuje to sprawdzenie klienta pod względem rzetelności. Zaawansowane narzędzia są zazwyczaj zintegrowane z giełdami długów, krajowymi bazami dłużników oraz krajowymi wywindowaniami gospodarczymi.

4)    sprawdzenie kontrahentów, czy są czynnymi podatnikami VAT

Sprawdzenie kontrahentów, czy są czynnymi podatnikami VAT jest bardzo ważne ze względu na bezpieczeństwo wystawiania faktur i wydelegowanie obowiązku zapłacenia podatku na nabywcę. W tym celu warto sprawdzić klientów w bazie Ministerstwa Finansów oraz VIES. Pozwoli to ustalić, czy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT (zarejestrowanym).

5)    automatyczna księgowość faktur w ewidencjach podatkowych

Nowoczesne systemy są wyposażone w funkcje automatycznej księgowości faktur w poszczególnych ewidencjach podatkowych. Zazwyczaj samodzielnie rozpoznają moment powstania obowiązku podatkowego, co jest bardzo ważnym elementem przy rozliczaniu się z US.

Program do faktur z magazynem umożliwia systematyczne generowanie dokumentów i wysłanie ich do kooperanta. Dodatkową funkcjonalnością jest automatyczne wysyłanie przypomnień o zapłacie w formie e-mail oraz SMS. Przy użyciu nowoczesnych systemów, faktury elektroniczne mogą być przesłane z linkiem, umożliwiającym bezpośrednią płatność. W przypadku komercyjnych narzędzi, bardzo popularną opcją jest automatyczne generowanie analiz dotyczących m.in.: przepływów pieniężnych. Zbliżając się do końca artykułu, warto poruszyć kwestie RODO mobilnych programów do fakturowania.

Mobilny program do faktur z magazynem a RODO – jak do tego podejść?

Mobilny program do faktur z magazynem to doskonała alternatywa dla osób, które preferują korzystanie ze smartfonów oraz tabletów. Jednak przed zainstalowaniem takiej aplikacji, należy zastanowić się:

a)     czy istnieje możliwość całkowitej utraty danych w przypadku nieodwracalnego zniszczenia urządzenia?

b)    czy istnieje możliwość dostania się do systemu przez osoby niepożądane?

c)     czy kopie bezpieczeństwa danych tworzone są regularnie?

d)    czy kopie bezpieczeństwa będą mogły zostać odtworzone w środowisku, które nie naraża danych na częściowe zatarcie lub całkowitą utratę na głównym urządzeniu?

Powyższe kwestie są bardzo ważne w kontekście bezpieczeństwa danych osobowych użytkowników aplikacji mobilnych. W celu posiadania stu procentowej pewności dot. obostrzeń RODO, należy korzystać z mobilnych programów, które posiadają bazy danych w prywatnych serwerowniach, zarządzanych przez operatora usług. Po skrupulatnym omówieniu większości funkcji narzędzi do fakturowania, warto się dowiedzieć, jak windykować płatności od kontrahentów za pomocą zaawansowanych systemów umożliwiających wystawianie dokumentów potwierdzających transakcję.

Program do faktur z magazynem a terminowe płatności kontrahentów

Przedsiębiorcy, w celu windykacji długów próbują przeróżnych metod. Klienci nie są wypłacalni, ponieważ tracą dostęp do konta, nie dysponują odpowiednimi funduszami, aby zapłacić w terminie lub są po prostu nieuczciwi. Odpowiedni program do faktur z magazynem może skutecznie poprawić wypłacalność klientów poprzez:

·         integrację z BIG (ograniczenie problemu nierzetelnych kontrahentów);

·         integrację z e-bankowością (wysłanie faktury z linkiem do zapłaty);

·         integrację z systemami faktoringowymi (finansowanie faktury dla klienta na przystępnych warunkach).

Eksperci polecają oprogramowanie umożliwiające proste wystawianie faktur. Twierdzą, że warto zwrócić uwagę na to, aby system był wyposażony w możliwość personalizacji szablonów oraz wgrania identyfikacji wizualnej w celu przedstawienia firmy z jak najlepszej strony.

Polecanym udogodnieniem jest również możliwość wystawiania dokumentów potwierdzających transakcje zamienne: brutto – netto oraz netto – brutto. Odpowiednio dobrany program do faktur z magazynem powinien być wyposażony w funkcje tj.:

·         wystawianie faktur w walutach pochodzących z tabeli NBP;

·         tłumaczenie faktur na kilka języków;

·         możliwość powielania faktur;

·         wybór dowolnego szablonu faktury i możliwość wczytania logotypu przedsiębiorstwa;

·         zautomatyzowane, cykliczne wystawianie faktur.

Program do faktur z magazynem musi zapewnić możliwość prawidłowego dokumentowania sprzedaży. W tym punkcie należy zwrócić uwagę na to, aby faktury zawierały wszystkie niezbędne elementy, przewidziane w ustawie o VAT (była o tym mowa na początku artykułu, w podtytule: faktura – najważniejsze informacje).

Jak wybrać odpowiedni program do faktur z magazynem? Kompleksowe omówienie – podsumowanie

Program do faktur z magazynem powinien być przystosowany do potrzeb przedsiębiorcy. Warto jednak pamiętać o podstawowych kwestiach, bez których prawidłowe funkcjonowanie systemu nie jest możliwe. Są to m.in.: możliwość zapisu wygenerowanego dokumentu w formatach tj.: PDF, DOC oraz JPK_FA. Należy także pamiętać o jak największej automatyzacji (np. pobieranie danych klientów z bazy GUS) oraz personalizacji (możliwość dodania identyfikacji wizualnej firmy i dowolnego szablonu). Reszta elementów to kwestia indywidualna, zależna od wielkości firmy i potrzeb przedsiębiorcy.

Wybierz profesjonalny program do faktur z magazynem – rozwiń swoje przedsiębiorstwo!