Kasa przyjmie to dokument bardzo często wykorzystywany w przedsiębiorstwach. Potwierdza przyjęcie gotówki w związku z wydaniem towaru, świadczeniem usługi, przyjęciem zaliczki itp. Sprawdź, jak prawidłowo wystawić dokument KP i jak pomaga w tym program Faktura VAT 2025.
Dokument Kasa przyjmie – czym jest?
Kasa przyjmie to dowód kasowy, który dla kontrahenta stanowi pokwitowanie przyjęcia gotówki, natomiast przedsiębiorcy pozwala kontrolować jej stan. Dokument KP stanowi odwrotność KW – Kasa wyda – który z kolei potwierdza rozchód gotówki na zewnątrz firmy.
W przypadku podatników prowadzących Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub Ewidencję przychodu (ryczałtowcy), wystawianie KP nie jest obowiązkowe. Stanowi jednak spore ułatwienie w zarządzaniu finansami firmy. W polityce rachunkowości natomiast można ustalić jedną z dwóch zasad: wystawiać KP do każdego wpływu środków pieniężnych lub tylko wtedy, gdy nie ma innego dowodu źródłowego do udokumentowania takiej operacji.
Dokument KP może zostać wystawiony przez kasjera lub innego pracownika upoważnionego przez właściciela firmy do przyjmowania gotówki.
Czy warto wystawiać KP?
Dokument Kasa przyjmie pomaga firmie kontrolować przepływ gotówki. Stanowi też odpowiedź na wymagania osób dokonujących zapłaty, które chcą mieć dowód uiszczenia należności.
KP jest też dowodem kasowym szczególnie istotnym m.in. dla podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Nie wystawiają oni faktur zaliczkowych. A jednak, w myśl art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, przyjęcie zaliczki lub innej formy przedpłaty rodzi obowiązek podatkowy także u tych przedsiębiorców. Dokument Kasa przyjmie może stanowić w tym wypadku potwierdzenie otrzymania i przekazania gotówki – w ten sposób nabywca ma swój dowód kasowy, a nieVAT-owcowi łatwiej jest ustalić wysokość przychodu.
Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Choć nie muszą oni mieć takiego urządzenia w swojej działalności, muszą prowadzić ewidencję, na podstawie której obliczają wysokość przychodu, a co za tym idzie podatek do zapłaty. Właśnie dla tych podatników druki KP spełniają taką rolę. Mogą być wystawiane także dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, w przypadku gdy podatnik korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej.
Co musi znaleźć się w dokumencie KP?
Dokument Kasa przyjmie powinien zawierać następujące elementy:
- Nazwa, adres i numer NIP firmy przyjmującej zapłatę,
- Dane wpłacającego,
- Miejscowość i data,
- Numer kolejny KP,
- Określenie, za co dana kwota została wpłacona (np. numer faktury, rodzaj usługi czy też zaliczka),
- Wartość wpłaty,
- Podpis osoby przyjmującej gotówkę.
Należy go wystawić w dwóch egzemplarzach – pierwszy pozostaje u przyjmującego gotówkę, natomiast drugi zostaje przekazany osobie dokonującej wpłaty.
Dowód wpłaty KP można generować i drukować za pomocą oprogramowania do zarządzania sprzedażą, drukarki fiskalnej, bądź też stworzyć szablon samodzielnie lub zakupić gotowy bloczek dokumentów.
Kasa przyjmie w programie Faktura VAT 2025
Wystawienie dokumentów Kasa przyjmie okazuje się znacznie prostsze i szybsze z funkcjonalnym programem do zarządzania sprzedażą. Aby wystawić KP w programie Faktura VAT 2025, z górnego menu wybierz zakładkę „Kasa”, a następnie kliknij znajdującą się niżej ikonę „KP”.
W uzyskanym prostym, czytelnym oknie uzupełnij wszystkie dane lub wybierz je z kartotek:
Ze względu na bardzo zbliżony zakres danych i układ w dokumentach KW i KP, w programie Faktura VAT 2025 do ich tworzenia używa się tego samego wzorca. Aby zmienić rodzaj dowodu kasowego, wystarczy w środkowej części okienka zaznaczyć odpowiednio na „KP” lub „KW”.
Tak przygotowany dokument KP jest gotowy do wydruku.
