Nota korygująca to dokument, dzięki któremu można w szybki sposób naprawić błędy kontrahenta – nieprawidłowe dane zamieszczone na fakturze kosztowej. Sprawdź, w jakich okolicznościach się ją wystawia i czy wymaga akceptacji odbiorcy. Dowiedz się też, jak w prosty sposób sporządzić notę w programie Faktura VAT 2022.
Nota korygująca – kiedy należy ją wystawić
Faktura, którą przedsiębiorca otrzymuje po dokonaniu zakupów, daje mu prawo do odliczenia naliczonego podatku. Jednakże pewne błędy formalne, które pojawią się na dowodzie zakupu, mogą go tej możliwości pozbawić lub narazić na konsekwencje skarbowe w razie ewentualnej kontroli. Do korygowania błędów popełnionych przez sprzedawcę towaru lub usługi, stosuje się notę korygującą.
Nota korygująca służy do korygowania błędów formalnych, takich jak na przykład:
- Pomyłka w nazwie firmy (np. literówka), błędy w adresie nabywcy lub sprzedawcy
- Błędny NIP
- Nieprawidłowo podana data sprzedaży, odbioru czy terminu płatności
- Złe oznaczenie towaru lub usługi
W przypadku faktur paliwowych będzie to też np. błędnie wpisany numer rejestracyjny samochodu.
Notę korygującą należy odróżnić od faktury korygującej. Pierwsza służy bowiem do korygowania błędów formalnych – takich, które nie wpływają na kwotę należności czy wysokość podatku. Jeśli na fakturze kosztowej znajdują się nieprawidłowości związane ze złą wartością towaru lub usługi, błędną ilością lub jednostką miary, błędną stawką VAT, kwotą należności, upustu itp., należy wystawić fakturę korygującą. Taki dokument sporządza się także przy zwrotach towaru lub należności.
Ważne! Jeśli błąd na fakturze doprowadza do całkowitej zmiany podmiotu sprzedaży, nie można go poprawić notą korygującą. Należy wystawić fakturę korygującą.
Dane na dokumencie
Zakres danych, jakie powinna zawierać nota korygująca, określa art. 106k ust. 3 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, dokument zawiera:
1) wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
2) numer kolejny i datę jej wystawienia;
3) imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i NIP;
4) dane zawarte w poprawianej fakturze
5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Przepisy nie przewidują ograniczenia czasowego do wystawienia noty korygującej. Dokument taki można więc wystawić nawet dłuższy czas po dokonaniu transakcji, choć oczywiście ze względów formalnych lepiej zrobić to jak najszybciej.
Akceptacja odbiorcy – czy rzeczywiście jest wymagana
Zgodnie z przepisami ustawy, nota korygująca wymaga uzyskania potwierdzenia odbiorcy. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej drukują dokument w dwóch egzemplarzach, po czym proszą o zwrot kopii z podpisem odbiorcy. Warto jednak zaznaczyć, iż ustawa nie wskazuje wprost, w jakiej formie trzeba uzyskać takie potwierdzenie. Oznacza to, iż może być np. uzyskane drogą mailową, a nawet ustnie.
A co wtedy, gdy nie uzyskamy ani podpisu, ani potwierdzenia odebrania noty od kontrahenta? Sytuacja taka nie skutkuje brakiem możliwości odliczenia podatku VAT z danej transakcji. Błędy krygowane notą są błędami formalnymi, niższej rangi, nie wypływają na wysokość podatku, dlatego organy podatkowe stoją na stanowisku, iż brak podpisu nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia.
Należy jednak zwrócić szczególną uwagę sytuacje wątpliwe – takie, w których akceptacja kontrahenta jest istotna dla wyjaśnienia pomyłki. Gdy brakuje podpisu, warto wstrzymać się z księgowaniem faktury i odliczeniem VAT. Pozwoli to uniknąć postawienia zarzutu ze strony kontrahenta, że faktura dotyczy innego podmiotu.
Nota korygująca nie jest dowodem księgowym. Powinna jednak zostać podpięta pod fakturę, której dotyczy – najlepiej z podpisem odbiorcy.
Nota korygująca w programie Faktura VAT 2022
Do wystawiania not korygujących przedsiębiorcy nieraz wykorzystują gotowe bloczki, w których ręcznie uzupełniają wymagane pola. Jednak znacznie prostszym i szybszym rozwiązaniem jest skorzystanie z funkcjonalnego oprogramowania finansowo-księgowego.
Aby wystawić dokument w programie Faktura VAT 2022, z górnego paska wybieramy zakładkę „Druki”, a następnie klikamy ikonę „Nota korygująca”:
W uzyskanym oknie pojawią się wszystkie wcześniej noty korygujące. Aby wystawić nowy dokument, klikamy „Dodaj” i uzupełniamy. Program w dużej mierze automatyzuje tę czynność – pozwala m.in. wybrać fakturę z dostępnej bazy. Przy czym użytkownik samodzielnie wprowadza treść faktury przed korektą i po korekcie.
