Nota księgowa służy do dokumentowania transakcji, do których nie trzeba wystawiać faktury. Dotyczy to czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Nota pozwala na obciążenie i jednoczesne uznanie obciążenia przez drugą stronę. Sprawdź, jak ją wystawić w programie Faktura VAT 2022.
Nota księgowa – kiedy wystawiana
Dowodem sprzedaży stosowanym w transakcjach zawieranych pomiędzy podatnikami VAT co do zasady jest faktura. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy nawet czynny podatnik VAT uzyskuje od swojego kontrahenta należności, które temu podatkowi nie podlegają. W takim wypadku właściwym dokumentem będzie nota księgowa, nazywana też notą obciążeniowo-uznaniową.
Notę księgową można wystawić m.in. w poniższych okolicznościach:
- obciążenie dłużnika odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań
- uznanie dłużnika kwotą umorzonego długu
- obciążenie kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy
- udokumentowanie żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela
- sprostowanie pomyłek w dowodach księgowych wystawionych w przeszłości
- przenoszenie kosztów na nabywcę (dot. kosztów niepodlegających opodatkowaniu, np. opłat skarbowych)
Należy przy tym podkreślić, iż nota księgowa nie jest notą korygującą i nie może być uznana za taki dokument.
Dane na dokumencie
W przepisach prawa podatkowego nie określono sformalizowanego wzoru noty księgowej. W art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości znajdujemy jednak zakres danych, które muszą się na niej znaleźć, aby mogła zostać uznana za dowód księgowy będący podstawą do zapisów w księgach rachunkowych.
Zgodnie z tym przepisem, nota księgowa powinna zawierać:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Nota księgowa stanowi też podstawę do zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Dotyczy to jednak wyłącznie not sporządzonych w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego.
Dokument wystawiamy w dwóch egzemplarzach – jeden przekazujemy kontrahentowi, drugi zostaje u podatnika. Nie wymaga uzyskania podpisu odbiorcy.
W zależności od okoliczności, notę księgową można nazwać w różny sposób: nota obciążeniowa, nota uznaniowa czy nota obciążeniowo-uznaniowa. Jest to jednak taki sam dokument, można więc z powodzeniem wystawiać go według jednego schematu, np. za pomocą systemu finansowo-księgowego.
Nota księgowa w programie Faktura VAT 2022
Wystawianie wszelkiego rodzaju dokumentów wykorzystywanych w transakcjach i komunikacji pomiędzy przedsiębiorcami odbywa się szybciej i łatwiej, jeśli w swojej działalności wykorzystujemy funkcjonalne oprogramowanie. System finansowo-księgowy Faktura VAT 2022 posiada opcję wystawiania praktycznie wszystkich tego typu dokumentów.
Aby wygenerować notę księgową, z górnego paska wybieramy zakładkę „Druki”, a następnie klikamy ikonę „Nota Obciążeniowa”. Od razu pojawi się czytelny edytor, w którym wszystkie dane uzupełniamy lub wybieramy z kartoteki:
Ważnym polem w edytorze jest „Treść noty” – powinno się w nim znaleźć zwięzłe określenie przyczyny i kwoty obciążenia/uznania.
Przygotowaną notę można od razu wydrukować:
Tak przygotowana nota księgowa stanowi pełnoprawny dowód księgowy, który może zostać uwzględniony w księgach.
