Nota odsetkowa to dokument wystawiany przez wierzyciela, stanowiący podstawę do żądania należności wynikających z nieterminowej zapłaty. Sprawdź, w jakiej wysokości policzyć odsetki za zwłokę. Dowiedz się też, jakie dane powinna zawierać nota i jak ją w prosty sposób wystawić w programie Faktura VAT 2022.
Nota odsetkowa – kiedy można ją wystawić?
Spóźnienie z zapłatą należności wynikającej z faktury daje wierzycielowi prawo do żądania odsetek za zwłokę. Prawo to wynika wprost z przepisów Kodeksu cywilnego. Choć w praktyce nie każdy przedsiębiorca wykorzystuje tę możliwość, warto o niej pamiętać. Szczególnie, gdy kontrahent uporczywie przekracza określony na fakturach termin płatności.
Dokumentem, który określa wysokość odsetek i obliguje nieterminowego kontrahenta do ich zapłaty, jest nota odsetkowa. Co istotne, można ją wystawić nawet wtedy, gdy z tytułu spóźnienia nie ponieśliśmy żadnej szkody, a także gdy spóźnienie to wynikło z przyczyn niezależnych od naszego kontrahenta.
Ważne! Notę odsetkową możemy wystawić wyłącznie do faktury, która została przez kontrahenta już opłacona.
Ile wynoszą odsetki za zwłokę
Przepisy określają wysokość tzw. odsetek maksymalnych. Naliczone kwoty nie mogą ich przekraczać. W praktyce przedsiębiorcy w umowach współpracy często określają tzw. odsetki umowne. Przy ich ustalaniu strony mogą wyznaczyć m.in. stopę odsetek, datę oczekiwania na zapłatę, po której odsetki zaczną być naliczane (np. 7 dni od terminu płatności), moment zakończenia naliczania odsetek, tryb zapłaty itp.
Przedsiębiorcom daje to dużą elastyczność w kontakcie ze swoimi kontrahentami. Pozwala zachować dobre relacje biznesowe, chociażby dzięki opcji uwzględnienia pewnej zwłoki wynikłej z przyczyn niezależnych od klienta. Odsetki maksymalne nie mogą przekraczać w stosunku rocznym dwukrotności wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie – 24%. Zasadniczo naliczane są począwszy od dnia następującego po dniu, w którym minął termin płatności. Chyba, że strony ustalą inaczej.
Dane na dokumencie
Nota odsetkowa powinna zawierać:
- określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej
- datę wystawienia oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dotyczy nota (jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej)
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
- podpisy osób uprawnionych
- oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Tak sporządzona nota odsetkowa stanowi podstawę do dokonania zapisu w księgach – zarówno ze strony wystawcy, jak i odbiorcy.
Dokument wystawiamy w dwóch egzemplarzach – jeden przekazujemy kontrahentowi, drugi pozostaje u podatnika.
Nota odsetkowa w programie Faktura VAT 2022
Nota odsetkowa może zostać wystawiona w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznie – za pomocą programu finansowo-księgowego. Druga opcja jest zdecydowanie wygodniejsza, chociażby ze względu na możliwość wybierania danych z kartotek. Właśnie tak odbywa się to w systemie Faktura VAT 2022. Aby wystawić notę odsetkową, z górnego paska wybieramy zakładkę „Druki”, a następnie klikamy ikonę „Nota odsetkowa”.
Uzyskamy czytelny edytor, w którym wprowadzamy lub wybieramy z kartotek wszystkie potrzebne dane.
Tak wystawiona nota odsetkowa w programie Faktura VAT 2022 może zostać wydrukowana i przekazana kontrahentowi. Stanowi też pełnoprawny dowód księgowy.
