Wniosek, prośba, oświadczenie – to pisma urzędowe, które muszą być napisane w określony sposób. Cechuje je m.in. oficjalna forma wypowiedzi, zwięzłość oraz stały układ elementów. Od tego, w jaki sposób napiszemy taki dokument, zależy jego efektywność, a co za tym idzie także pozytywne załatwienie sprawy. Sprawdź, jak powinno wyglądać pismo urzędowe.
Jak wygląda pismo urzędowe
Wiele dokumentów składanych przez przedsiębiorców i osoby fizyczne w urzędach skarbowych, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oraz innych instytucjach posiada sformalizowany wzór. To znacząco ułatwia sprawę – wystarczy pobrać formularz i uzupełnić pola bądź wypełnić go treścią. Jednak wiele zindywidualizowanych pism urzędowych nie posiada takiego wzoru. Przedsiębiorca sam musi przygotować dokument i dostarczyć go do odpowiedniej instytucji.
Każde pismo urzędowe musi zawierać następujące elementy:
Miejscowość i data. Zawsze w prawym górnym rogu strony.
Wnioskodawca. W lewym górnym rogu umieszczamy nasze dane. Oprócz imienia i nazwiska bądź nazwy firmy oraz adresu warto zawrzeć też dane kontaktowe. W przypadku firm koniecznie podajmy nr NIP, KRS itp.
Adresat. Po prawej stronie, niżej niż dane wnioskodawcy. Jeśli to możliwe, zamiast ogólnego określenia zaadresujmy pismo urzędowe do konkretnej osoby. Na przykład pisma do US warto kierować do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
Znaki powoławcze. Po lewej stronie, 2-3 wiersze poniżej adresata. Oznaczenie to zawieramy, jeśli pismo urzędowe odnosi się do konkretnej sprawy – aktu, umowy itp. Wers można rozpocząć wyrażeniem „Dotyczy…”.
Tytuł pisma. Poniżej znaków powoławczych, na środku strony. W zależności od sytuacji może to być oznaczenie „Wniosek”, „Oświadczenie”, „Informacja” itp. Użyty zwrot można napisać pogrubioną czcionką.
Wstęp. Jedno lub dwa zdania wprowadzające – określające, czego pismo dotyczy. W tym miejscu można odwołać się do poprzedniej korespondencji, o ile taka miała miejsce.
Rozwinięcie. To najważniejszy punkt pisma urzędowego. W sposób przejrzysty i zwięzły zawieramy w nim wszystkie informacje wymagane w danej sprawie. Pamiętajmy, by rozwinięcie miało charakter merytoryczny.
Uzasadnienie. Rozpoczęte zwrotem „Swoją prośbę uzasadniam tym, że…” zawieramy w piśmie urzędowym wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne lub pożądane.
Zakończenie. Stanowi podsumowanie rozwinięcia. W tym miejscu można zawrzeć prośbę o pozytywne rozpatrzenie wniosku oraz informację o oczekiwaniu na odpowiedź.
Zwrot grzecznościowy. Pismo urzędowe kończymy zwrotem „Z poważaniem,” w prawym dolnym rogu.
Podpis. Zawsze własnoręczny – nawet jeśli cały tekst napisaliśmy na komputerze.
Załączniki. Jeśli do pisma dołączamy jakieś dokumenty, w lewym dolnym rogu umieszczamy wyraz „Załączniki” i wymieniamy je w punktach.
Jak napisać skuteczne pismo urzędowe
Treść pisma urzędowego musi być dobrze przemyślana. Napisana językiem prostym i merytorycznym, nie może zawierać kolokwializmów, zwrotów nacechowanych emocjonalnie ani osobistych opinii. Przejrzysty konstrukt ułatwi urzędnikowi rozpatrzenie sprawy. Czym więcej informacji w nim zawrzemy, tym mniejsze ryzyko konieczności odpowiadania w formie pisemnej na kolejne pytania i wątpliwości.
Zanim przystąpimy do sporządzania pisma urzędowego, dobrze przygotujmy się do tego zadania. Przede wszystkim określmy cel, jaki chcemy osiągnąć. Sprawdźmy aktualne przepisy prawne – to ważne szczególnie wtedy, gdy w treści dokumentu powołujemy się na konkretny artkuł czy paragraf. Prześledzenie obowiązujących regulacji prawnych pomoże nam też ustalić i upewnić się, czy mamy podstawę wnioskowania w naszej sprawie, np. czy spełniamy wymagania stawiane przez ustawodawcę.
Przed napisaniem pisma warto też skompletować wszystkie potrzebne dokumenty. Dzięki temu nie będziemy musieli wprowadzać uciążliwych poprawek, np. dopisywać kolejnych załączników i na nowo drukować dokumentu.
Wzory dokumentów
Czasem w internecie można natknąć się na wzór pisma urzędowego. Korzystając z takich formularzy, sprawdźmy źródło. Najbardziej rzetelne to te oficjalne, np. strony rządowe. Jednak znajdziemy na nich tylko wzory sformalizowane, określone przepisami. Unikajmy natomiast pobierania gotowych pism urzędowych z niesprawdzonych źródeł – mogą zawierać nieaktualne informacje lub wprowadzać w błąd. Lepiej samodzielnie stworzyć taki dokument, a gdy mamy z tym trudność, poprosić o pomoc specjalistę, np. prawnika lub doradcę podatkowego.
