Przedsiębiorcy muszą sprostać wymaganiom współczesnego świata na wiele sposobów. Jednym z nich jest wystawianie dokumentów potwierdzających transakcje dla wszystkich klientów. Trzeba przy tym pamiętać o najważniejszych elementach, które umożliwią ich prawidłowe zaksięgowanie. Jeszcze kilkanaście lat temu ręczne wystawianie faktur było bardzo popularne. Dziś ten sposób odchodzi w zapomnienie, a jego miejsce zastępują zaawansowane technicznie narzędzia, ułatwiające księgowość w firmie. Co to jest, jak działa i w czym może pomóc profesjonalny program do wystawiania faktur?
Jak działa i w czym pomaga program do wystawiania faktur?
Program do wystawiania faktur pozwala zaoszczędzić czas. Wyręcza przedsiębiorców z uzupełniania większości danych, ponieważ generuje informacje teleadresowe za pomocą NIP-u. Narzędzie może skutecznie utwierdzić klienta w przekonaniu, że firma jest rzetelna i na co dzień wykorzystuje zaawansowane rozwiązania technologiczne (indywidualny design dokumentu, możliwość dodania identyfikacji wizualnej).
Narzędzia umożliwiające wystawianie dokumentów potwierdzających transakcje wyróżniają się funkcjonalnością. Fakturę można zapisać w dowolnym formacie (PDF, DOC itp.), po czym bezpośrednio wysłać do odpowiednich organów, dzięki funkcji generowania plików JPK_FA. Profesjonalny program do wystawiania faktur gwarantuje, że e-faktura będzie zgodna z aktualnymi przepisami, a dodatkowo zachowa swoją autentyczność pochodzenia, czytelność treści oraz ich integralność.
Program do wystawiania faktur – podstawowe informacje dotyczące e-faktury
Możliwość wystawiania faktur drogą elektroniczną jest sporym ułatwieniem dla przedsiębiorców, ale niesie za sobą pewne obowiązki. Otóż Ministerstwo Finansów w zasadach wystawiania dokumentów potwierdzających sprzedaż, umieściło zapis mówiący o tym, że osoba, która wystawia fakturę – ma obowiązek przechowywać ją w swojej dokumentacji.
- PROFESJONALNY PROGRAM DO WYSTAWIANIA FAKTUR POWINIEN MIEĆ PRZYJAZNY INTERFEJS, WBUDOWANĄ POMOC ORAZ UŻYTECZNE FUNKCJONALNOŚCI, SPREZYCOWANE POD KONKRETNE PRZEDSIĘBIORSTWO
Większość narzędzi ułatwiających księgowość, oferuje również możliwość codziennej delegacji oraz organizacji zadań, a także pilnowania czasu ich wykonania przez osoby upoważnione. Przy wyborze profesjonalnego programu, należy zwrócić uwagę na możliwości, jakie oferują dostępne systemy. W tym celu powinno się przetestować kilka systemów w darmowej wersji pokazowej, a następnie wybrać jeden, najbardziej odpowiadający i dokonać zakupu licencji.
Warto jednak pamiętać, że program do wystawiania faktur nie jest jedyną opcją na zarządzanie firmą od strony księgowości. W siedzibie swojego banku warto zapytać o szczegóły dot. połączenia księgowości online z kontem bankowym. Jest to sposób na proste wystawianie faktur oraz korzystanie z dodatkowych funkcjonalności. Przejdźmy do meritum – jaką wersję narzędzia do wystawiania faktur wybrać? Darmową czy płatną? Co na ten temat sądzą eksperci?
Program do wystawiania faktur – jaką wersję wybrać? Darmowa czy płatna?
Czy każdy przedsiębiorca powinien korzystać z komercyjnych i bardzo funkcjonalnych programów? – to zależy od wielu czynników. W pierwszej kolejności należy zastanowić się nad ilością miesięcznych faktur. Niektóre, darmowe programy ograniczają swoich użytkowników do możliwości wystawienia… Tylko 3 faktur w miesiącu!
Komercyjne programy (wymagające uiszczenia pewnej opłaty) umożliwiają m.in.: dodanie identyfikacji wizualnej firmy oraz wybranego szablonu do dowolnego dokumentu. Ich bezpłatne odmiany zazwyczaj nie mają wielu funkcji, więc istnieje możliwość, że klient nie zainteresuje się danym przedsiębiorstwem i więcej nie skorzysta z jego usług. Jakie dodatkowe opcje oferują komercyjne programy do wystawiania faktur?
Jakie dodatkowe opcje oferują komercyjne programy do wystawiania faktur?
- przewalutowanie;
- wbudowana pomoc;
- przyjazny interfejs;
- automatyczne uzupełnianie danych kooperanta;
- automatyczne tłumaczenie dokumentów na inne języki;
- organizacja codziennych zadań.
Profesjonalny program do wystawiania faktur jest w stanie zaoferować o wiele więcej funkcjonalnych opcji. Kwestią jest dopasowanie narzędzia do własnych potrzeb. Jeśli natomiast przedsiębiorca chce w prawidłowy sposób budować markę swojej firmy i utrzymywać przy sobie klientów – należy pokusić się o komercyjne rozwiązania technologiczne. Czy program do wystawiania faktur RAFSOFT.NET skutecznie pomoże w automatyzacji działań?
Czy program do wystawiania faktur RAFSOFT.NET skutecznie pomoże w automatyzacji działań?
Program do wystawiania faktur RAFSOFT.NET pomoże zautomatyzować większość działań w firmie. Wyręczy przedsiębiorców z ręcznego wpisywania danych kontrahentów (jedyne, co jest wymagane to wpisanie NIP-u). Dodatkowo umożliwi klonowanie uprzednio wystawionych dokumentów i stworzy automatycznie cennik, listy firm oraz domyślne ustawienia po każdym zapisie dokumentu.
Dzięki zaawansowaniu technologicznemu programu RAFSOFT.NET można bez problemu zweryfikować wszystkie dokumenty przed ich wydrukowaniem, sprawdzić poprawność numeru rachunku, identyfikacji podatkowej, kodów pocztowych oraz skontrolować wprowadzone dane sprzedającego, kupującego i towaru.
Narzędzie jest wyposażone we wbudowany moduł automatycznej aktualizacji przez internet. W przypadku modernizacji, bądź też wprowadzenia zmian w przepisach, program wykryje automatycznie dostępność najnowszej wersji i przeprowadzi aktualizację. Jakie dokumenty księgowe obsługuje program RAFSOFT.NET?
- dokument KP/KW,
- raport kasowy,
- przelewy (kolor lub nadruk),
- wpłaty na ZUS,
- rejestr płatności,
- wezwania do zapłaty,
- dowody wpłaty,
- nota korygująca,
- nota odsetkowa.
Program współpracuje również z czytnikami kodów kreskowych oraz z drukarkami fiskalnymi pracującymi z protokołem komunikacji postnet thermal tj.: drukarki POSTNET THERMAL oraz NOVITUS, QUATRO, DELIO lub VIVO.
Bardzo przydatną funkcjonalnością jest możliwość zapisu dokumentów do popularnych formatów (PDF, HTML, JPG, XML) oraz seryjne wysyłanie dokumentów mailem do kilkuset odbiorców. Faktury można wystawiać w różnych językach. Są to m.in.:
- angielski,
- niemiecki,
- czeski,
- francuski,
- szwedzki.
Przy pomocy omawianego narzędzia możliwe jest automatyczne pobieranie aktualnych kursów walut z internetu oraz tworzenie zaawansowanych kopii bezpieczeństwa. Jest to bardzo ważna opcja, w przypadku jakiejkolwiek awarii komputera lub dysku twardego. Gdy coś nie działa – program przypomni o zrobieniu kopii zapasowej. Dobra informacja dla przedsiębiorców nie pochodzących z Polski jest taka, że program mogą obsługiwać osoby obcojęzyczne, które słabo znają język Polski, ponieważ interfejs aplikacji jest dostępny w języku polskim oraz angielskim.
Program do faktur RAFSOFT.NET jest nowoczesnym narzędziem dla małych i średnich firm, które prowadzą działalność produkcyjną, handlową lub usługową. Jest to intuicyjny i bardzo prosty program działający w systemie Windows. Zawiera wszystkie funkcje, które są niezbędne do bezproblemowego wystawiania faktur i został wyposażony w nowoczesne technologie znacznie ułatwiające pracę całego przedsiębiorstwa. Zatem, dlaczego warto zdecydować się na profesjonalny program do wystawiania faktur?
Dlaczego warto zdecydować się na program do wystawiania faktur?
Program do wystawiania faktur stanie się przydatny, gdy żmudne prace przy ręcznej dokumentacji zaczną irytować i wprowadzać przedsiębiorcę w zakłopotanie. Przedstawione narzędzia umożliwiają zaoszczędzenie sporej ilości czasu, zawdzięczając to wszystko znacznej automatyzacji większości procesów. Dodatkowo pozwolą one poprawić zdanie klientów o danej firmie, dzięki odpowiednio spersonalizowanym szablonom.
Nowoczesne systemy są bezpiecznym rozwiązaniem. Gwarantują dostęp do programu tylko i wyłącznie użytkownikom, którzy podadzą login i hasło, a w niektórych przypadkach nawet kod zabezpieczający. Jeśli wymagane jest ustawienie nowego hasła – najlepiej, aby wygenerowało się ono automatycznie. Eksperci twierdzą, że nie powinno się również logować na inne portale oraz strony internetowe za pomocą tych samych danych ze względów bezpieczeństwa. Warto się również zastanowić, na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do wystawiania faktur?
Program do wystawiania faktur – na co zwrócić uwagę przy wyborze?
Szeroko pojęta automatyzacja i customizacja jest kwestią, nad którą trzeba się zastanowić przy każdym programie do wystawiania faktur. Powinien mieć on w swojej ofercie różne funkcjonalności ułatwiające codzienną pracę.
W jakie funkcjonalności powinien być wyposażony program do wystawiania faktur?
a) weryfikacja klientów w wywindowaniach gospodarczych;
b) katalog usług i towarów;
c) sprawdzenie kooperantów czy są czynnymi podatnikami VAT;
d) zautomatyzowany proces księgowania faktur w ewidencjach podatkowych;
e) pobieranie danych klientów z bazy GUS.
Powyższe funkcjonalności są bardzo przydatne dla przedsiębiorców prowadzących małe i średnie firmy. Zaawansowany program do wystawiania faktur powinien gwarantować natychmiastowe sprawdzenie klienta pod względem wiarygodności (integracja z giełdami długów oraz krajowymi wywindowaniami gospodarczymi).
Eksperci rekomendują, aby wybrać program do fakturowania umożliwiający samodzielne stworzenie katalogu usług oraz towarów, aby za każdym razem nie trzeba było uzupełniać wszystkich danych tj.:
1. stawka VAT,
2. cena brutto,
3. cena netto,
4. nazwa.
Prawidłowe stworzenie katalogu usług i towarów umożliwia przedsiębiorcy bezproblemową kontrolę stanów magazynowych. W skrócie – katalog usług i towarów zapewnia ciągłość funkcjonowania działalności gospodarczej.
Zweryfikowanie kooperantów, czy są czynnymi płatnikami VAT odbywa się przy pomocy Ministerstwa Finansów oraz VIES. Jest to bardzo ważne w przypadku, gdy obowiązek opłacenia podatku jest przenoszony na nabywcę.
Zaawansowany technologicznie program do wystawiania faktur może umożliwiać automatyczne księgowanie dokumentów w ewidencjach księgowych. Takie systemy zazwyczaj rozpoznają samodzielnie moment powstania obowiązku podatkowego, aby pozbyć się problemów z urzędem skarbowym.
Pobieranie danych klientów z bazy GUS jest rozwiązaniem ułatwiającym życie przedsiębiorców. Tę opcję zazwyczaj oferują komercyjne programy lub ich kilkudniowe wersje testowe. Ułatwienie polega na automatycznym zamieszczaniu danych teleadresowych poprzez wpisanie NIP-u firmy klienta. Po skrupulatnym omówieniu większości funkcji, warto przejść do zalet oferowanych przez programy do wystawiania faktur w chmurze.
Jakie dodatkowe zalety oferuje program do wystawiania faktur w chmurze?
A) automatyczne generowanie dokumentów dot. sprzedaży produktu lub wykonania usługi;
B) automatyczne wysyłanie faktur;
C) automatyczne wysyłanie przypomnień dot. opłacenia faktury (wiadomość e-mail, SMS);
D) automatyczne generowanie faktury z linkiem do zapłaty;
E) automatyczne generowanie informacji o przychodach oraz sprzedaży.
Profesjonalny program do wystawiania faktur powinien być zgodny z RODO. Zazwyczaj komercyjne narzędzia nie mają z tym problemu i działają zgodnie z ustawą dot. ochrony danych osobowych. Przedsiębiorca nie musi dbać o sprawy formalne związane z danymi kontrahentów, aby korzystać z systemu, ponieważ zajmują się tym specjaliści ds. RODO. Zbliżając się do końca artykułu, należy poruszyć temat mobilnych programów do fakturowania.
Mobilny program do wystawiania faktur – przydatne informacje
Mobilny program do wystawiania faktur to doskonała alternatywa dla osób korzystających na co dzień z telefonów komórkowych lub smartfonów. Takie narzędzia oferują podobne funkcjonalności, co programy komputerowe. Warto jednak zastanowić się nad pewnymi aspektami dot. ochrony danych osobowych.
- Jakie aspekty dot. ochrony danych osobowych powinno się wziąć pod uwagę?
- trwałe zniszczenie urządzenia – co się stanie z danymi?
- dostanie się urządzenia w ręce osób niepożądanych – czy będą miały dostęp do programu?
- kopie bezpieczeństwa danych – czy są tworzone i jak często?
- czy kopie danych zostaną odtworzone w odpowiednim środowisku, bez zatarcia oraz utratę na urządzeniu pierwotnym?
Program do wystawiania faktur – co to jest? Jak działa? W czym pomaga? Szczegółowe informacje – podsumowanie
Program do wystawiania faktur ułatwia i automatyzuje wykonywanie niektórych czynności związanych z księgowością firmy. Narzędzie dzieli się na wersję darmową oraz komercyjną. W zależności od producenta, można z niego korzystać na komputerach oraz urządzeniach mobilnych (smartfony/tablety). Za pomocą systemów do fakturowania można bez problemu organizować i delegować zadania, korzystać z funkcji tłumaczenia dokumentów potwierdzających transakcje na kilka języków i pokazywać klientom, że korzysta się z nowoczesnych rozwiązań technologicznych.
Przetestuj nowoczesny program do wystawiania faktur – postaw na zaawansowane technologie!
