QR kod na fakturze to coraz chętniej wykorzystywane rozwiązanie, które znacząco przyśpiesza i ułatwia nabywcy np. dokonywanie płatności. Sprawdź, dlaczego warto z niego korzystać i jak skonfigurować program Faktura VAT 2025, by na fakturach drukowane były kody QR.
Czym jest QR kod na fakturze?
Kod QR (ang. Quick Response, szybka reakcja) to dwuwymiarowy kod kreskowy, który po zeskanowaniu prowadzi do strony internetowej, aplikacji lub innej funkcji cyfrowej. Odczytanie tego kodu jest możliwe za pomocą smartfona lub specjalnego czytnika. Kod QR można określić jako ulepszony kod kreskowy, który spotykamy m.in. na towarach dostępnych w sklepach. W przeciwieństwie do nich, w kodzie QR nośnikiem danych nie są kreski, ale kwadratowe – ciemne i jasne – moduły.
Szczególną funkcję pełni QR kod na fakturze. Zawiera on zaszyfrowane dane do płatności. Aby ją zrealizować, wystarczy że nabywca zeskanuje kod za pomocą aplikacji swojej bankowości. To bardzo szybkie i bezpieczne rozwiązanie, stosowane w krajach na całym świecie.
Ważne! Zamieszczanie na fakturach kodów dwuwymiarowych stanowi zalecenie Związku Banków Polskich. Spełnienie tych wytycznych umożliwia realizację polecenia przelewu i aktywację usług bankowych na polskim rynku.
Dlaczego warto zamieszczać kody QR na fakturach?
QR kod na fakturze jest ogromnym ułatwieniem dla odbiorcy faktury i jego pracownika zajmującego się realizacją płatności. Przede wszystkim oszczędzają oni czas na wprowadzanie danych. Zautomatyzowanie czynności całkowicie eliminuje ryzyko popełnienia błędów wynikających z czynnika ludzkiego, np. wprowadzenia błędnej kwoty, niewłaściwego numeru faktury w tytule przelewu czy (co gorsza!) pomyłki w przepisywaniu numeru konta bankowego.
Zastosowanie tego rozwiązania niesie ze sobą korzyści także dla sprzedającego. Dzięki temu, że płatności są tak ułatwione, kontrahenci z dużym prawdopodobieństwem będą regulować swoje należności szybciej i sprawniej. W przypadku spóźnienia z płatnością trudno będzie usprawiedliwić się brakiem czasu, ponieważ kod QR ogranicza czas poświęcony na tę czynność do zaledwie kilku sekund!
Pozostałe możliwości
Oczywiście QR kod na fakturze to nie tylko link do szybkiej płatności. W stopce – bo tam jest miejsce na tego typu dodatkowe pozycje – można też zamieścić kod prowadzący do strony internetowej sprzedawcy lub jego sklepu internetowego. W takim wypadku kody QR mogą stać się formą marketingu, np. gdy faktura wystawiana jest przez sprzedawcę w sklepie stacjonarnym, a przedsiębiorca dodatkowo ma też sklep internetowy, który chciałby wypromować.
Jak zamieścić QR kod na fakturze w programie Faktura VAT 2025?
QR kod na fakturze to rozwiązanie zarezerwowane wyłącznie dla użytkowników programów finansowo-księgowych wyposażonych w taką funkcję. Jednym z najbardziej cenionych systemów do wystawiania faktur jest Faktura VAT 2025. Po ustawieniu numeru konta bankowego przedsiębiorcy, można w prosty sposób skonfigurować program tak, by na każdej fakturze pojawiał się kod QR.
Aby ustawić QR kod na fakturze, z górnego paska menu wybierz „Ustawienia”, a następnie kliknij drugą od lewej ikonę „Konfiguracja programu”.
Pojawi się okno z menu po lewej stronie. Rozwiń pozycję „Wygląd dokumentu” -> „Teksty” -> „Dolna stopka”. Zaznacz pola „Użyj własnej stopki” i „Generowanie kodu QR”. W tym miejscu program daje użytkownikowi ogromne możliwości. Oprócz generowania standardowego kodu, możesz zmieścić stopkę z kodem QR z danymi do przelewu w systemie bankowym, kod QR z adresem strony internetowej sprzedawcy lub kod do płatności Dotpay.
Swobodnie edytujesz też tekst stopki. Opisanie, że np. zamieszczony kod QR prowadzi do strony internetowej lub płatności, znacznie ułatwi odbiorcy obsługę dokumentu. Jasny przekaz i brak wątpliwości zachęcą odbiorcę faktury do skorzystania z kodu.
Konfiguracja konta bankowego
Aby w programie Faktura VAT 2025 wprowadzić numer konta bankowego podatnika, wystarczy w zakładce „Ustawienia” kliknąć „Lista kont”. W tym miejscu można dodać zarówno konta standardowe, jak i konta VAT. Aby wprowadzić nowe konto, kliknij „Dodaj”:
