Rachunek bez VAT to dokument, który mogą wystawić wyłącznie przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z tego podatku. Sprawdź, jak powinien wyglądać prawidłowo wystawiony rachunek i kto decyduje, w jakich okolicznościach można zastąpić go fakturą. Dowiedz się też, jak w prosty sposób wystawić dowód sprzedaży w programie Faktura VAT 2022.
Rachunek bez VAT – dokument wystawiany przez nieVAT-owców
Sprzedaż dokonywana na rzecz innych podmiotów gospodarczych co do zasady powinna być dokumentowana fakturami. Dotyczy to jednak wyłącznie czynnych podatników VAT – tacy przedsiębiorcy mają obowiązek wystawienia faktury do każdej takiej transakcji.
Podatnicy zwolnieni z VAT korzystają z różnych preferencji. Jedną z nich jest brak obowiązku dokumentowania sprzedaży fakturami. Jeśli jednak nabywca zażąda od nieVAT-owca wystawienia dowodu sprzedaży, podatnik musi to żądanie spełnić.
Na żądanie wystawienia faktury lub rachunku nabywca ma 3 miesiące – licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonano usługę. Po tym terminie nieVAT-owiec może przychylić się do prośby swojego kontrahenta, ale nie musi – przepisy nie nakładają na niego takiego obowiązku.
Jeśli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, sprzedawca może wystawić rachunek bez VAT. Jednak to nie on decyduje o rodzaju dokumentu – to nabywca ustala, czy woli otrzymać fakturę, czy rachunek bez VAT.
Dane na rachunku
Zakres danych, jakie powinien zawierać rachunek bez VAT, jest znacznie węższy niż w przypadku faktur VAT.
Rachunek bez VAT powinien zawierać:
1) imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
2) datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
3) określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
4) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
Dokument taki można wystawić w formie elektronicznej lub w tradycyjnej formie papierowej.
Terminy wystawienia rachunku
Rachunek bez VAT należy wystawić nie później niż 7 dni od dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi – dotyczy to sytuacji, gdy nabywca wystąpił z żądaniem przed wykonaniem tejże czynności. Jednak, jak wcześniej wspomniano, kontrahent na wystąpienie z żądaniem ma aż 3 miesiące. Jeśli zrobił to po dostawie towaru lub wykonaniu usługi, rachunek należy wystawić w ciągu 7 dni od zgłoszenia żądania.
Dokumentowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych
Błędem często popełnianym przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT jest wystawianie rachunków na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Taka sprzedaż powinna być udokumentowana nie rachunkiem, lecz paragonem z kasy fiskalnej. Jeśli nabywca żąda wystawienia faktury do paragonu, podatnik musi ją wystawić (przy czym, jeśli nasz kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, fakturę można wystawić tylko do paragonu zawierającego numer NIP nabywcy). Natomiast nie wystawia się rachunków do paragonów.
W tym miejscu warto podkreślić, iż obowiązek dokumentowania sprzedaży paragonami jest niezależny od zwolnienia z VAT. Zwolnienia z wymogu rejestrowania obrotu i kwot podatku na kasie fiskalnej zostały określone w odrębnych przepisach.
Rachunek bez VAT w programie Faktura VAT 2022
Wielu przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT przekonało się, iż dokumentowanie wykonywanych czynności jest znacznie łatwiejsze z funkcjonalnym programem sprzedażowym. Jednym z najchętniej wybieranych jest nowoczesny system Faktura VAT 2022 – pozwala na wystawianie wszystkich dokumentów handlowych stosowanych w polskim obrocie gospodarczym.
Aby w programie Faktura VAT 2022 wystawić rachunek bez VAT, wystarczy kliknąć „Nowy dokument” -> „Sprzedaży” z menu głównego. Następnie w uzyskanym oknie wybieramy ikonkę „Rachunek” i klikamy „OK”:
Wygodny edytor pozwala na szybkie wprowadzenie potrzebnych danych. Użytkownicy programu przekonali się, iż jest to rozwiązanie znacznie wygodniejsze niż np. uzupełnianie papierowych druczków.
