Stany ilościowe w magazynie muszą się zgadzać z ilością fizycznie dostępnych towarów. Co ważne, taka zgodność musi być zapewniona w każdej chwili – nie tylko na koniec miesiąca czy raz do roku w dzień po inwentaryzacji. Sprawdź, jak skutecznie kontrolować stany ilościowe i jak praktycznie wykorzystać w tym celu program Faktura VAT 2022 PRO.
Stany ilościowe – dlaczego muszą zgadzać się z fizycznym magazynem
Prawidłowe zarządzanie magazynem to warunek sprawnego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa handlowo-produkcyjnego. Staje się to szczególnie istotne, gdy firma ma kilka różnych typów magazynów, a każdy z nich wymaga efektywnej organizacji. Zaplanowanie produkcji i sprzedaży nie byłoby możliwe bez stałej znajomości ilości towarów i surowców dostępnych fizycznie do wykorzystania.
Idealna sytuacja jest wtedy, gdy za wszelkie ruchy fizyczne towarów, produktów i surowców na magazynie oraz ruchy systemowe odpowiada jedna osoba, a przynajmniej jeden dział w firmie. Zakres odpowiedzialności takiego działu obejmowałby pełen przepływ materiałów wewnątrz firmy – od ich przyjazdu, przez użycie (np. w procesie produkcyjnym czy kompletowania zamówienia), aż po dostawę do klienta. Jednocześnie dział kontroli zapasów powinien mieć realny wpływ nie tylko na stany ilościowe, ale też na czynniki takie jak jakościowa inspekcja dostaw, strefa dostaw zablokowanych, produkcja w toku i odrzut technologiczny, kompletacja wysyłek itp.
W praktyce stany ilościowe interesują różne działy w firmie – nie tylko dział kontroli, ale też dział sprzedaży, księgowości, reklamacji itp. Przy czym, co oczywiste, działy te mają inne cele niż kontrola zgodności stanów magazynowych. Dlatego to tak istotne, aby pracownicy firmy korzystali z tego samego, funkcjonalnego systemu finansowo-księgowego z zarządzaniem gospodarką magazynową.
Dwie metodologie liczenia
Istnieją dwie metody kontroli stanów magazynowych:
Metoda BTP opiera się na wykazaniu wartościowej zgodności magazynu. Narzędzie to sprawdza się w działach księgowości i planowania działań biznesowych.
Metoda IRA informuje o zgodności fizycznych stanów magazynowych z danymi widniejącymi w systemie kontrolującym te stany ilościowe.
Zdecydowanie bardziej praktycznym z punktu widzenia zarządzania gospodarką magazynową jest wskaźnik IRA. W sprawnie funkcjonującym przedsiębiorstwie powinien on być bliski 100%. Znacznie zaniżona wartość sugeruje potencjalne problemy – nierzadko kluczowe z punktu widzenia udanej współpracy z kontrahentami.
Zgodne stany ilościowe w przedsiębiorstwie odgrywają bardzo ważną rolę w uzyskaniu dobrego wyniku finansowego. Nawet drobna rozbieżność, kosztowo praktycznie nieznacząca, może przyczynić się np. do całkowitego zatrzymania produkcji. Przestój znacząco podnosi koszty produkcji, do tego nierzadko wiąże się z koniecznością skorzystania z droższych (ale szybszych) transportów, a nawet grozi utratą dobrych relacji biznesowych z kontrahentem.
Stany ilościowe w programie Faktura VAT 2025 PRO
Funkcjonalny system finansowo-księgowy Faktura VAT 2025 w wersji PRO pozwala na sprawne zarządzenie magazynem i skuteczną kontrolę stanów ilościowych.
Bardzo przydatną funkcją jest drukowanie stanów ilościowych. Dzięki temu pracownik firmy może w prosty sposób zweryfikować fizyczne ilości towarów i surowców z tymi dostępnymi w systemie.
Aby wydrukować stany ilościowe w programie Faktura VAT 2025 PRO, z górnego paska wybieramy zakładkę „Magazyn”, klikamy pierwszą od lewej ikonę „Magazyn”, a następnie z uzyskanego okna wybieramy „Magazyn” -> „Drukuj stany magazynowe”:
Na etapie ustawień wydruku możemy wybrać, jakie dane chcemy uzyskać na dokumencie oraz go sformatować:
Korzystanie z programu Faktura VAT 2025 PRO z zarządzaniem stanami magazynowymi znacznie usprawnia kontrolę ilości towarów, produktów i surowców. Dzięki temu łatwiej podejmować decyzje biznesowe, zaplanować dostawy i zakupy.
