Wezwanie do zapłaty to podstawowy sposób na przypomnienie kontrahentowi o zaległej płatności za wykonaną usługę czy dostarczony towar. Generowane wewnątrz firmy, jakie wezwanie stanowi element tzw. miękkiej windykacji. Sprawdź, jak je napisać, by było skuteczne. Dowiedz się też, jak zrobić to automatycznie w programie Faktura VAT 2022.
Wezwanie do zapłaty – co to takiego?
Ujmując rzecz w skrócie, wezwanie do zapłaty to dokument kierowany do kontrahenta zalegającego z płatnością, by przypomnieć mu o jego zobowiązaniach względem wierzyciela. To pierwszy krok w celu odzyskania należności. W większości przypadków takie pisma pozwalają uniknąć kosztownych postępowań sądowych i zachować dobre relacje z kontrahentem.
Nie ma określonego momentu, w którym należy wystawić i wysłać wezwanie do zapłaty. W praktyce firmy raczej nie robią tego kilka dni po terminie płatności. Aby przypomnieć swojemu kontrahentowi o zaległości, raczej korzystają z kontaktu telefonicznego lub np. wysyłają SMS. Z drugiej strony z wystawieniem wezwania nie warto zwlekać. Jeśli zbyt długo nie upominamy się o swoje pieniądze, kontrahent będzie skłonny opóźniać się z płatnościami także w kolejnych miesiącach. Statystycznie wraz z upływem czwartego miesiąca od terminu płatności szansa na odzyskanie należności zaczyna maleć.
Jak powinien wyglądać taki dokument?
Wezwanie do zapłaty nie ma swojego ujednoliconego wzoru. Nie znajdziemy też przepisów, które regulowałyby zakres danych, jakie takie pismo powinno zawierać. Jednak dobra praktyka prowadzenia działalności gospodarczej oraz relacji z kontrahentami podpowiada, że należy w nim zawrzeć co najmniej poniższe informacje:
- data i miejsce sporządzenia,
- dane wierzyciela i dłużnika,
- stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty (np. faktura, umowa itp.)
- kwota długu (ewentualnie powiększona o naliczone odsetki),
- termin spłaty długu (wyznaczony przez wierzyciela – najczęściej 7 dni)
- numer rachunku bankowego, na który należy dokonać zapłaty,
- podpis osoby wysyłającej wezwanie do zapłaty.
Aby wezwanie do zapłaty było skuteczne, czyli skłoniło dłużnika do uregulowania zobowiązania, powinno zostać napisane językiem oficjalnym i stanowczym.
Wezwanie do zapłaty powinno zostać wydrukowane i wysłane do kontrahenta listem poleconym, najlepiej z potwierdzeniem odbioru. Oczywiście pismo takie można też przekazać drogą elektroniczną, jednak w praktyce list traktowany jest przez dłużników poważniej. Dowód dostarczenia pisma stanowi też podstawę do wszczęcia ewentualnego postępowania sądowego.
Jak zwiększyć szanse na odzyskanie należności?
W wezwaniu do zapłaty warto zawrzeć informacje, które zmotywują dłużnika do jak najszybszej spłaty zobowiązania. To np. powiadomienie o planie zaprzestania dostaw lub świadczenia usług wobec danej firmy, odsetkach za zwłokę, wystąpieniu na drogę sądową i obciążeniu dłużnika kosztami procesowymi.
W praktyce wysoką skuteczność ma też klauzula o planowanym opublikowaniu danych dłużnika w ogólnodostępnych bazach danych BIG (Biur Informacji Gospodarczej), a także wpisaniu podmiotu do Krajowego Rejestru Dłużników.
Wezwanie do zapłaty w programie Faktura VAT 2022
Odzyskiwanie należności od kontrahentów jest szybsze i łatwiejsze, jeśli wykorzystywany przez nas system finansowo-księgowy posiada do tego odpowiednie narzędzia. Aby w programie Faktura VAT 2022 wystawić wezwanie do zapłaty, z menu głównego wybieramy zakładkę „Druki”, a następnie klikamy ikonę „Wezwanie do zapłaty”:
W uzyskanym okienku wpisujemy potrzebne dane, m.in. nazwę firmy zalegającej z płatnością oraz numer nieopłaconego dokumentu. W prawym górnym rogu wybieramy, jaki rodzaj pisma chcemy wygenerować: przypomnienie, wezwanie lub wezwanie ostateczne. Każdy z tych dokumentów ma nieco inną treść, dostosowaną do okoliczności i skali zaległości.
Treść wezwania, przypomnienia i wezwania ostatecznego jest domyślna, jednak możemy ją też edytować – dostosować pod własne potrzeby. W tym celu klikamy „Edytuj tekst wez.”, a następnie wprowadzamy odpowiednie zmiany:
Tak sporządzone wezwanie drukujemy i wysyłamy do dłużnika – najlepiej w formie papierowej, jednak można to zrobić także elektronicznie.
