Wygodny oraz intuicyjny program do fakturowania – jakimi kryteriami należy się kierować?

Wraz z upływem czasu, standardowe metody wystawiania faktur odchodzą w zapomnienie. Ich miejsce zastępują nowoczesne systemy, które umożliwiają bezproblemową edycję, wystawianie i przechowywanie potrzebnych dokumentów potwierdzających poszczególne transakcje. Zatem, jakimi kryteriami należy się kierować podczas wyboru odpowiedniego programu do fakturowania?

Wygodny oraz intuicyjny program do fakturowania – podstawowe informacje

Odpowiedni program do fakturowania powinien wyróżniać się wygodą użytkowania, intuicyjnym interfejsem oraz prawidłowymi zabezpieczeniami. Warto, żeby był na bieżąco aktualizowany przez administratorów w celu zachowania zgodności z prawem podatkowym. Należy również zwrócić uwagę czy narzędzie jest zintegrowane z bazami przedsiębiorców w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) oraz GUS.

Nowoczesny program do fakturowania powinien umożliwiać wystawianie faktur w każdym miejscu na świecie. Narzędzie musi bazować na aktualnych danych klientów oraz umożliwiać natychmiastowe przesyłanie dokumentów do poszczególnych kontrahentów, aby odbiorca mógł jednym kliknięciem uregulować zobowiązanie. Co warto wiedzieć o automatycznym wystawianiu faktur i jak do tego podejść?

Automatyczne wystawianie faktur – jak do tego podejść?

Właściciele średnich firm wystawiają dziennie od kilku do kilkudziesięciu faktur. W konsekwencji łatwo o pomyłkę, więc należy zadbać, aby program do fakturowania był prawidłowo zintegrowany z systemem CRM, platformami e-commerce, bazami dłużników, rządową białą listą podatników VAT oraz drukarkami fiskalnymi online. Przedstawione mechanizmy umożliwiają automatyczne generowanie faktur oraz wysyłkę raportu z plikiem JPK_FA do Ministerstwa Finansów.

Profesjonalny program do fakturowania, a płatności na czas

Najczęstszą przyczyną nieporozumień pomiędzy przedsiębiorcami oraz klientami są nieterminowe płatności. Odpowiednio dobrany program do fakturowania ułatwi przedsiębiorcy windykację należności. W tym celu narzędzie powinno być wyposażone w:

• integrację z biurem informacji gospodarczej (BIG) – pomaga rozwiązać problem z nieuczciwymi kooperantami;
• integrację z systemami faktoringowymi – umożliwia klientowi łatwe opłacenie dokumentu (faktura z dedykowanego linku);
• integrację z e-bankowością – finansuje fakturę dla kontrahenta.

Za pomocą odpowiednich narzędzi można również wysłać wiadomość e-mail lub SMS w celu powiadomienia kooperanta o płatnościach oraz poszczególnych wezwaniach, generując dokumentację windykacyjną. W jakie funkcje powinien być wyposażony program do fakturowania?

W jakie funkcje powinien być wyposażony program do fakturowania?

Optymalnie dobrany program do fakturowania powinien umożliwiać proste i bezproblemowe wystawianie nieograniczonej ilości dokumentów potwierdzających wykonanie usługi. Dodatkowym atutem jest wersja komputerowa oraz mobilna (tablety, smartfony) urządzenia. Warto zwrócić uwagę, aby dostępny był szeroki wybór szablonów, a poruszanie się po systemie – intuicyjne, dostosowane do użytkownika. Ciekawym dodatkiem będzie możliwość wyboru identyfikacji wizualnej firmy w celu przedstawienia klientowi zaawansowania technologicznego przedsiębiorstwa.

Ciekawą opcją jest możliwość wystawienia faktury w każdej walucie znajdującej się w tabeli NBP (wg. obowiązujących kursów). Program do fakturowania powinien również oferować możliwość automatycznego tłumaczenia dokumentów sprzedażowych na kilka języków. Funkcją znacznie ułatwiającą pracę jest powielanie poszczególnych faktur oraz wystawianie ich w sposób cykliczny i zautomatyzowany wg. ustalonych kryteriów. Jakie wymogi prawne obowiązują nowoczesne programy do fakturowania?

Program do fakturowania – wymogi prawne

Każdorazowe wystawienie faktury jest regulowane przez prawo podatkowe oraz ustawę o VAT. W przepisach zostało zawarte, że program do fakturowania spełniający współczesne normy powinien być wyposażony w generator plików JPK_FA (plik ten musi być dostarczony do odpowiednich organów, kontrolujących cały proces). Narzędzie powinno również umożliwiać generowanie rejestrów VAT sprzedaży (część systemu do rozliczania się). Jak program do fakturowania chroni dane osobowe użytkowników?

Program do fakturowania – obowiązujące obostrzenia ochrony danych osobowych

Ochronie RODO podlegają wszystkie osoby opłacające i wystawiające dokumenty potwierdzające sprzedaż usługi lub produktu. Odpowiednio dobrany program do fakturowania zabezpiecza użytkownika przed utratą danych.

Firmy zarządzające systemami do wystawiania faktur podpisują z właścicielami działalności gospodarczych dokumenty o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, co w konsekwencji zapewnia, że przedsiębiorstwo odpowiadające za program do fakturowania, w pełni przejmuje odpowiedzialność za politykę archiwizacji oraz bezpieczeństwa.

Narzędzia do fakturowania umożliwiają poprawną i bezpieczną dokumentację sprzedaży. W skrócie – faktura jest niezbędnym dokumentem, który przedsiębiorca powinien przekazać nabywcy. Warto, żeby programy tego typu automatyzowały większość czynności i pozwalały na:

·         sprawdzenie czy kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT;

·         skrupulatną weryfikację klientów w wywindowaniach gospodarczych;

·         automatyzację księgowania faktur w ewidencjach podatkowych;

·         automatyzację pobierania danych klientów z bazy GUS;

·         stworzenie katalogu usług oraz towarów.

Według ekspertów, program do fakturowania powinien być możliwie jak najbardziej zautomatyzowany. Oznacza to m.in., że po wpisaniu NIP-u, wszystkie dane zapamiętane przez bazę kontrahentów powinny się samodzielnie uzupełnić. Pozwala to zaoszczędzić cenny czas i poświęcić go na bardziej dochodowe czynności. Warto również zastanowić się nad stworzeniem katalogu usług i towarów. Tylko w jakim celu i jak to zrobić?

Program do fakturowania – bezproblemowe stworzenie katalogu usług i towarów

Profesjonalny program do fakturowania umożliwia bezproblemowe stworzenie katalogu usług i towarów. Zaoszczędzi on czas przedsiębiorcy na wpisywaniu danych, które są związane bezpośrednio z produktem. Dotyczy to m.in.:

·         cen brutto,

·         cen netto,

·         nazwy,

·         stawki VAT.

Katalog usług i towarów zapewnia ciągłość funkcjonowania firmy. Umożliwia kontrolowanie stanów magazynowych przedsiębiorstwa. Jest to dużym ułatwieniem, ponieważ widać, których produktów brakuje na stanie magazynowym.

Profesjonalne narzędzie do wystawiania faktur powinno weryfikować kontrahentów pod względem rzetelności. W tym celu program do fakturowania musi być zintegrowany z krajowymi bazami dłużników oraz giełdami długów. Klientów można również weryfikować w wywindowaniach gospodarczych (jeśli taka funkcja jest dostępna).

Bardziej zaawansowane technologicznie systemy oferują automatyczne księgowanie faktur w odpowiednich ewidencjach księgowych (rozpoznawany jest moment, gdy powstaje obowiązek podatkowy). Odpowiednio dobrany program do fakturowania powinien być wyposażony w opcję automatycznego ustalania różnic kursowych, przydatną w przypadku rozliczania się z zagranicznymi kooperantami.

Program do fakturowania – przydatne funkcje

Jedną z ważniejszych funkcji narzędzi do fakturowania jest możliwość zapisywania wszystkich dokumentów w chmurze. Równie cenioną przez ekspertów i przydatną opcją jest automatyczne generowanie faktur i natychmiastowe wysyłanie ich do klienta, a także przypominanie o zapłacie za pomocą wiadomości e-mail lub SMS.

Faktury w formie elektronicznej należy wysłać z linkiem umożliwiającym płatność bezpośrednią, co ułatwi kontrahentowi zapłatę. Funkcja automatycznego generowania analiz sprzedaży, przepływów pieniężnych oraz przychodów jest polecana w przypadku średnich firm. Profesjonalny program do fakturowania powinien być zgodny z RODO. Co warto o tym wiedzieć?

Program do fakturowania online a zgodność z RODO

Prawidłowo dobrane narzędzia do fakturowania zabezpieczają dane wszystkich użytkowników korzystających z danego systemu. W przypadku dokonywania sprzedaży produktów lub usług dla osób fizycznych, posiadających działalności gospodarcze oraz osób prywatnych – przedsiębiorcy mają obowiązek wypełnić podstawowe dokumenty (często jest to w obowiązkach osób zajmujących się danym programem).

Należy jednak pamiętać, że programy do fakturowania polecane przez specjalistów biorą na siebie obowiązki związane z RODO, a w konsekwencji przedsiębiorcy nie muszą się martwić o dane osobowe swoich kooperantów oraz wypełnianie stosu dokumentów. Co warto wiedzieć o programie do fakturowania RAFSOFT.NET?

Program do fakturowania RAFSOFT.NET – co warto wiedzieć?

Program do fakturowania RAFSOFT.NET można zintegrować z pasażami handlowymi oraz z systemem do fakturowania online „mobilna faktura”. Z tego względu, że firmy mają obowiązek przekazywania plików JPK do ministerstwa, co miesiąc – narzędzie generuje plik w najnowszej wersji JPK_VAT (7) oraz JPK_FA.

Program bez problemu można zainstalować na komputerze z systemem operacyjnym Windows oraz korzystać z niego w przeglądarce internetowej. Praca zdalna przez internet lub w sieci lokalnej na serwerach bazy MS SQL oraz MySQL jest możliwa, dzięki zaawansowaniu technologicznemu narzędzia.

Warto również wspomnieć, że omawiany system umożliwia prowadzenie kilku magazynów oraz bezproblemowe przypisywanie stanów ilościowych. Narzędzie samodzielnie przypomina o małej ilości towaru oraz jego kompletnym braku. Jakie dokumenty wystawia narzędzie RAFSOFT.NET?

·         faktura dla płatników VAT i podmiotów nie będących płatnikami VAT (Faktura VAT, Faktura bez VAT);

·         faktura marża;

·         faktura MP;

·         faktura RR;

·         faktura WDT;

·         faktura WNT;

·         faktura wewnętrzna;

·         faktura eksportowa;

·         faktura korekta;

·         faktura splitpayment (mechanizm podzielnej płatności);

·         faktura wielojęzyczna (angielski, niemiecki, francuski, czeski, szwedzki lub tworzenie własnych tłumaczeń);

·         faktury abonamentowe (drukowanie faktur razem z automatycznie wypełnionym drukiem przelewu na jednej kartce A4);

·         rachunek;

·         paragon;

·         dokumenty pro-forma;

·         faktura zaliczkowa;

·         faktura końcowa;

·         commercial Invoice;

·         commercial Invoice pro-forma;

·         zamówienie dla klientów;

·         zamówienie dla dostawców;

·         oferta dla klienta.

Przydatną opcją jest również definiowanie wyglądu faktury. W przedstawionym programie jest do dyspozycji 7 gotowych wzorów szablonów, możliwość wstawienia pieczątki przedsiębiorstwa oraz jego identyfikacji wizualnej. Ciekawą, poniekąd dodatkową funkcjonalnością jest edycja nagłówków dokumentów, możliwość zmiany czcionki, a także własna stopka ze spersonalizowanym opisem i treścią rachunku.

Dokumenty można osobiście numerować (rocznie lub miesięcznie), według własnego formatu np.: SYMBOL/NR/ROK/F – automatycznie lub ręcznie. Bardzo dobrą opcją jest również lista firm, dokumentów i cennik z możliwością wydruku, eksportu i importu danych z baz SQL, plików tekstowych, CSV, Excel oraz XML. Można wydrukować cennik jako stronę WWW, nadać dowolnie długie nazwy firm i towarów oraz definiować trzy poziomy cen produktów (podstawowa, hurtowa, wyprzedaż).

Funkcje raportów są innowacyjnym dodatkiem, jaki oferuje program RAFSOFT.NET, ponieważ dzięki nim można bezproblemowo analizować sprzedaż, obserwować rozwój firmy lub tworzyć rejestry sprzedaży dla potrzeb VAT oraz księgowań miesięcznych w książce przychodów i rozchodów. Przedstawiony moduł pozwala na bilansowanie sprzedaży i zakupów według kontrahentów lub towarów z dowolnego przedziału czasowego oraz wybranej waluty.

Po zapoznaniu się z głównym wątkiem artykułu, czas przejść do równie ważnego tematu dotyczącego mobilnych wersji, funkcjonowania narzędzia w chmurze oraz CRM programów do fakturowania.

Program do fakturowania – mobilna wersja

Profesjonalny program do fakturowania wyróżnia się wersją napisaną na komputery oraz urządzenia mobilne. Jednak, narzędzia służące do wystawiania odpowiedniej dokumentacji muszą zapewnić swoich użytkowników m.in. o:

·         zachowaniu danych w przypadku trwałego zniszczenia urządzenia;

·         zabezpieczeniu danych loginem oraz hasłem, aby konta nie trafiły w ręce niepożądanych osób;

·         regularnym tworzeniu kopii bezpieczeństwa;

·         odtworzeniu zapisanych kopii w przyjaznym środowisku, które zagwarantuje zachowanie danych w ich pierwotnej wersji, bez narażenia na zatarcie lub utratę na głównym urządzeniu.

Przed instalacją aplikacji mobilnej służącej do fakturowania należy upewnić się, że jej właściciele zadbali w 100% o kwestie dotyczące ochrony danych osobowych. Jak natomiast przedstawia się sprawa wystawiania faktur w chmurze na tle przepisów ustalonych prawnie?

Program do fakturowania w chmurze a zgodność z przepisami prawa

Program do fakturowania w chmurze jest ceniony przez przedsiębiorców ze względu na darmowe aktualizacje oprogramowania. Jak zostało wspomniane wcześniej, w przypadku klasycznego narzędzia – program w chmurze powinien być wyposażony w możliwość generowania plików JPK_FA (plik należy dostarczyć na pendrive do odpowiednich organów). Obowiązuje to od 1 lipca 2018 roku. Zbliżając się do końca artykułu, warto rozważyć temat rozbudowanego CRM.

Rozbudowany CRM a program do fakturowania

Rozbudowany CRM znacznie wspiera fakturowanie w chmurze. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na fakt, że przedstawiony system pobiera dane kooperantów z GUSU, co gwarantuje automatyzację uzupełniania danych (wymagany jest tylko NIP klienta). System informatyczny CRM odpowiada również za budowanie bazy klientów (umowy, ustalenia, adnotacje), zarządzanie projektami (dodawanie zadań, przypisywanie ich pracownikom, pilnowanie terminów), a także tworzy archiwum dokumentów związanych z danym kooperantem.

W skrócie – rozbudowany system CRM (Customer Relationship Management) odciąża przedsiębiorcę z prowadzenia rozległej dokumentacji, planowania i delegowania zadań oraz uzupełniania większości danych na fakturze.

Wygodny oraz intuicyjny program do fakturowania. Jakimi kryteriami się kierować? – podsumowanie

Wybór odpowiedniego programu do fakturowania zależy w głównej mierze od indywidualnych preferencji przedsiębiorcy. Warto jednak wziąć pod uwagę wielkość firmy, ilość faktur wystawianych w ciągu miesiąca oraz przydatne funkcje tj.: możliwość zapisywania danych w chmurze czy nawet sposoby na weryfikację niewypłacalnych kontrahentów. Reasumując, klasyczne metody dokumentowania transakcji odchodzą w niepamięć, a na ich miejscu pojawiają się lepsze, zautomatyzowane i bardziej wydajne systemy umożliwiające elektroniczne wystawianie faktur.

Zdecyduj się na wygodny oraz intuicyjny program do fakturowania – przyspiesz działanie swojego przedsiębiorstwa o 50%!